آموزش نمای دیزاین جدول (Design View) در Access 2024

در ادامه، توضیحات مرحله به مرحله برای نمای دیزاین جدول (Design View) در Access 2024 آورده شده است، که شامل مثال برای ایجاد یک جدول است. این روش برای ساخت جدول‌ها به‌صورت دستی استفاده می‌شود و به شما این امکان را می‌دهد که به‌طور دقیق فیلدها، نوع داده‌ها و ویژگی‌های دیگر جدول را تعیین کنید.

آموزش نمای دیزاین جدول (Design View) در Access 2024

مرحله 1: شروع کار با Access 2024

1. برنامه Access 2024 را اجرا کنید.
2. یک پایگاه داده جدید بسازید. برای این کار از گزینه Blank Database استفاده کنید و نام پایگاه داده را انتخاب کنید (مثلاً school.accdb).
3. پس از باز کردن پایگاه داده، به نوار ابزار بالای صفحه رفته و روی Table Design کلیک کنید تا به نمای Design View وارد شوید.

مرحله 2: ایجاد فیلدها و تعریف نوع داده‌ها

در نمای دیزاین جدول، شما باید برای هر ستون یا فیلد جدول، نام فیلد (Field Name) و نوع داده (Data Type) را وارد کنید.

نمونه طراحی جدول: جدول دانش‌آموزان

نکته مهم: هر جدول در Access باید شامل یک کلید اصلی (Primary Key) باشد که معمولاً فیلدی منحصر به‌فرد است و از تکرار رکوردها جلوگیری می‌کند.

در اینجا جدول را برای ذخیره اطلاعات دانش‌آموزان طراحی می‌کنیم که شامل فیلدهایی مانند ID، FirstName، LastName، BirthDate، و PhoneNumber است.

گام به گام:

1. در Field Name اولین ستون، وارد کنید: ID
2. در Data Type، گزینه AutoNumber را انتخاب کنید. این نوع داده به‌طور خودکار یک شماره منحصر به‌فرد به هر رکورد اختصاص می‌دهد.
3. روی ID راست‌کلیک کرده و گزینه Primary Key را انتخاب کنید تا این فیلد به عنوان کلید اصلی تعیین شود.
4. حالا به فیلد بعدی بروید و در Field Name وارد کنید: FirstName
5. در Data Type، گزینه Short Text را انتخاب کنید، زیرا می‌خواهیم نام دانش‌آموزان را به صورت متنی ذخیره کنیم.
6. به همین ترتیب برای فیلدهای دیگر نیز نام‌ها و نوع داده‌ها را وارد کنید:
   • LastName: Short Text
   • BirthDate: Date/Time (برای ذخیره تاریخ تولد)
   • PhoneNumber: Short Text (برای شماره تماس)

مرحله 3: تنظیم ویژگی‌های اضافی فیلدها

شما می‌توانید برای هر فیلد ویژگی‌هایی را تنظیم کنید، مثل:

1. کوتاه‌ترین طول (Field Size): برای فیلدهای متنی مثل FirstName و LastName، می‌توانید طول رشته را محدود کنید. مثلاً طول فیلد FirstName را به 50 کاراکتر محدود کنید.
2. مقدار پیش‌فرض (Default Value): برای برخی فیلدها می‌توانید یک مقدار پیش‌فرض تعیین کنید.
3. قوانین اعتبار (Validation Rules): برای اطمینان از وارد شدن داده‌های صحیح، می‌توانید قوانینی برای داده‌ها تنظیم کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید تعیین کنید که تاریخ تولد باید از یک تاریخ معین بعدی باشد.

مرحله 4: ذخیره جدول

پس از وارد کردن فیلدها و تنظیم ویژگی‌ها، باید جدول را ذخیره کنید.

1. در نوار ابزار بالای صفحه، روی Save کلیک کنید یا از کلید میانبر Ctrl + S استفاده کنید.
2. نام جدول را وارد کنید (مثلاً Students) و روی OK کلیک کنید.

نتیجه نهایی: جدول دانش‌آموزان در Design View

پس از انجام مراحل فوق، جدول شما به‌صورت زیر خواهد بود:

در این جدول:

• فیلد ID به عنوان کلید اصلی انتخاب شده است.
• فیلد FirstName و LastName از نوع Short Text هستند.
• فیلد BirthDate از نوع Date/Time است.
• فیلد PhoneNumber از نوع Short Text است.

مرحله 5: وارد کردن داده‌ها (اختیاری)

پس از طراحی جدول و ذخیره آن، می‌توانید به جدول خود داده وارد کنید.

1. برای وارد کردن داده‌ها، روی جدول ذخیره‌شده (مثلاً Students) دوبار کلیک کنید.
2. وارد Datasheet View خواهید شد که می‌توانید داده‌ها را وارد کنید.

توضیح گزینه‌های منوی جدول در نمای دیزاین اکسس

مایکروسافت اکسس یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پایگاه داده است که به کاربران امکان ایجاد و مدیریت جداول، فرم‌ها و گزارش‌ها را می‌دهد. یکی از مهم‌ترین بخش‌های این نرم‌افزار، نمای دیزاین (Design View) جداول است که به کاربر اجازه می‌دهد ساختار جدول را تنظیم کند. در این مقاله، تمام گزینه‌های منوی جدول در نمای دیزاین اکسس را بررسی می‌کنیم.

۱. Field Name (نام فیلد)

در این ستون نام فیلدهای جدول تعریف می‌شوند. هر فیلد نشان‌دهنده‌ی یک ستون در جدول پایگاه داده است.

۲. Data Type (نوع داده)

این گزینه مشخص می‌کند که داده‌های ورودی در یک فیلد چه نوعی باشند. انواع داده‌های موجود شامل:

• Short Text (متن کوتاه): برای ذخیره‌ی حروف، اعداد و نمادها تا ۲۵۵ کاراکتر
• Long Text (متن بلند): برای ذخیره متن‌های طولانی‌تر
• Number (عدد): برای ذخیره مقادیر عددی
• Date/Time (تاریخ/زمان): برای ثبت تاریخ و ساعت
• Currency (واحد پول): برای ذخیره مقادیر مالی
• AutoNumber (شماره‌گذاری خودکار): برای تولید خودکار یک مقدار عددی منحصربه‌فرد
• Yes/No (بله/خیر): برای ذخیره مقادیر منطقی (True/False)
• OLE Object (شیء OLE): برای ذخیره تصاویر و فایل‌ها
• Hyperlink (پیوند): برای ذخیره لینک‌های اینترنتی
• Attachment (پیوست): برای افزودن فایل‌ها به رکوردها

۳. Description (توضیحات)

در این قسمت، توضیحاتی درباره‌ی هر فیلد نوشته می‌شود که هنگام ورود داده‌ها به کاربران کمک می‌کند.

۴. Properties (ویژگی‌های فیلد)

این بخش تنظیمات پیشرفته‌ی هر فیلد را مشخص می‌کند:

• Field Size (اندازه فیلد): مقدار مجاز کاراکترها برای فیلدهای متنی و عددی
• Format (فرمت): تعیین قالب نمایش داده (مانند نمایش تاریخ به صورت yyyy/mm/dd)
• Input Mask (ماسک ورودی): مشخص کردن الگوی ورود داده‌ها
• Default Value (مقدار پیش‌فرض): مقدار اولیه برای فیلد
• Validation Rule (قانون اعتبارسنجی): شرط‌هایی برای ورود داده‌ها (مثلاً مقدار سن باید بیشتر از ۱۸ باشد)
• Validation Text (متن خطای اعتبارسنجی): پیغام خطایی که هنگام وارد کردن داده نامعتبر نمایش داده می‌شود
• Required (ضروری): تعیین می‌کند که مقدار این فیلد باید حتماً وارد شود یا خیر
• Allow Zero Length (پذیرش مقدار خالی): مشخص می‌کند که فیلد می‌تواند مقدار خالی داشته باشد یا نه
• Indexed (نمایه‌گذاری): اگر مقدار این گزینه Yes باشد، سرعت جستجو در این فیلد افزایش می‌یابد

۵. Primary Key (کلید اصلی)

با فعال کردن این گزینه، فیلد مورد نظر به عنوان کلید اصلی تعیین شده و مقادیر تکراری در آن مجاز نخواهد بود.

۶. Relationships (روابط بین جداول)

از طریق این گزینه می‌توان روابط بین جداول مختلف را تنظیم کرد تا داده‌ها مرتبط شوند.

۷. Save (ذخیره)

پس از اعمال تغییرات در جدول، برای حفظ آن‌ها باید جدول ذخیره شود.

۸. Close (بستن)

این گزینه برای خروج از نمای دیزاین و بازگشت به نمای داده‌ها (Datasheet View) استفاده می‌شود.

۹. Indexes (نمایه‌گذاری فیلدها)

از طریق این گزینه می‌توان ایندکس (Index) را برای فیلدهای جدول تنظیم کرد. ایندکس‌ها سرعت جستجو و مرتب‌سازی داده‌ها را افزایش می‌دهند.

تنظیمات Index:

• No (خیر): ایندکس غیرفعال است.
• Yes (بدون مقادیر تکراری): فیلد ایندکس می‌شود و مقدارهای تکراری مجاز نیستند (مانند کلید اصلی).
• Yes (با مقادیر تکراری): فیلد ایندکس می‌شود ولی مقدارهای تکراری مجاز هستند.

۱۰. Lookup Wizard (جادوگر جستجو)

این ابزار برای ایجاد فیلدهای ترکیبی (Combo Box یا List Box) استفاده می‌شود. می‌توان مقادیر یک فیلد را از جدول یا پرس‌وجوی دیگر انتخاب کرد تا کاربران گزینه‌های از پیش تعریف‌شده را مشاهده کنند.

انواع فیلدهای ترکیبی:

• Combo Box: کاربر می‌تواند از فهرست بازشونده انتخاب کند یا مقدار جدید وارد کند.
• List Box: فقط گزینه‌های موجود در لیست قابل انتخاب هستند.

۱۱. Caption (برچسب نمایش)

این ویژگی تعیین می‌کند که نام فیلد هنگام نمایش در فرم‌ها و گزارش‌ها چگونه دیده شود. مثلاً اگر نام فیلد CustomerName باشد، می‌توان برچسب نمایش آن را “نام مشتری” گذاشت.

۱۲. Smart Tags (برچسب‌های هوشمند)

این ویژگی امکان اتصال فیلدها به برچسب‌های هوشمند مانند Excel یا Outlook را فراهم می‌کند. با این گزینه می‌توان داده‌ها را سریع‌تر مدیریت کرد.

۱۳. Text Align (چینش متن)

این گزینه مشخص می‌کند که محتوای فیلد چگونه نمایش داده شود:

• Left (چپ‌چین): مناسب برای متن‌ها
• Right (راست‌چین): مناسب برای اعداد
• Center (وسط‌چین): برای نمایش متعادل داده‌ها

۱۴. Allow Zero Length (پذیرش مقدار خالی)

اگر مقدار این گزینه Yes باشد، فیلد می‌تواند مقدار خالی (“”) داشته باشد. این ویژگی برای فیلدهای متنی که مقدارشان مشخص نیست مفید است.

۱۵. Unicode Compression (فشرده‌سازی یونیکد)

این ویژگی در فیلدهای متنی به کاهش فضای ذخیره‌سازی کمک می‌کند. در صورت فعال بودن، داده‌های کوتاه‌تر از ۴۰۰۰ کاراکتر فشرده می‌شوند.

۱۶. IME Mode (حالت ورود متن)

این گزینه برای تعیین نحوه ورود متن به زبان‌های مختلف (مانند چینی یا ژاپنی) استفاده می‌شود.

۱۷. Append Only (افزودن فقط به جای ویرایش)

در فیلدهای Memo (متن بلند) این گزینه امکان ذخیره‌ی تاریخچه ویرایش‌ها را فراهم می‌کند.

۱۸. Validation Rule (قانون اعتبارسنجی)

این ویژگی به شما اجازه می‌دهد شرایط خاصی را برای ورود داده‌ها تعیین کنید. اگر مقدار واردشده با این قانون مطابقت نداشته باشد، ورود داده رد می‌شود.

مثال‌ها:

• [Age] >= 18 → مقدار فیلد “سن” باید ۱۸ یا بیشتر باشد.
• [Salary] > 0 → مقدار فیلد “حقوق” باید بیشتر از صفر باشد.

۱۹. Validation Text (متن خطای اعتبارسنجی)

اگر مقدار واردشده با قانون اعتبارسنجی مطابقت نداشته باشد، پیام خطای مشخص‌شده نمایش داده می‌شود.

مثال:

• Validation Rule: [Age] >= 18
• Validation Text: “سن باید حداقل ۱۸ سال باشد.”

۲۰. Default Value (مقدار پیش‌فرض)

این ویژگی مقدار پیش‌فرضی را برای فیلد تعیین می‌کند تا هنگام ورود داده، مقدار اولیه مشخص باشد.

مثال‌ها:

• برای تاریخ ثبت: Date() → مقدار پیش‌فرض، تاریخ امروز خواهد بود.
• برای وضعیت سفارش: "در حال پردازش" → مقدار پیش‌فرض، “در حال پردازش” خواهد بود.

۲۱. Required (اجباری بودن مقدار فیلد)

اگر مقدار این گزینه Yes باشد، ورود مقدار در فیلد الزامی خواهد شد و نمی‌توان فیلد را خالی گذاشت.

۲۲. Auto Increment (افزایش خودکار – مخصوص AutoNumber)

برای فیلدهایی با نوع داده AutoNumber، مقدار عددی هر رکورد به‌طور خودکار افزایش می‌یابد. این ویژگی معمولاً برای کلیدهای اصلی (Primary Key) استفاده می‌شود.

۲۳. Format (فرمت نمایش داده‌ها)

این ویژگی نحوه نمایش داده‌ها را مشخص می‌کند.

مثال‌ها:

• برای تاریخ: "yyyy/mm/dd" → تاریخ به‌صورت ۱۴۰۳/۰۱/۰۱ نمایش داده می‌شود.
• برای اعداد: #,##0.00 → مقدار ۱۲۳۴.۵ به‌صورت 1,234.50 نمایش داده می‌شود.

۲۴. Decimal Places (تعداد اعشار)

این گزینه برای تعیین تعداد ارقام اعشار در فیلدهای عددی استفاده می‌شود.

مثال:

• مقدار 2 → عدد ۱۲۳.۴۵۶ به ۱۲۳.۴۶ گرد می‌شود.

۲۵. Input Mask (ماسک ورودی)

ماسک ورودی الگوی مشخصی برای ورود داده‌ها تعیین می‌کند تا کاربران نتوانند اطلاعات را به‌صورت اشتباه وارد کنند.

مثال‌ها:

• برای شماره تلفن: (999) 000-0000 → (021) 123-4567
• برای کد ملی: 000-000000-0 → ۱۲۳-۴۵۶۷۸۹-۰

۲۶. Allow Zero Length (پذیرش مقدار خالی)

این گزینه مشخص می‌کند که آیا می‌توان مقدار “” (خالی) را در یک فیلد متنی ذخیره کرد یا نه.

۲۷. Show Date Picker (نمایش انتخابگر تاریخ)

برای فیلدهای نوع Date/Time، این گزینه باعث نمایش یک تقویم برای انتخاب تاریخ می‌شود.

۲۸. Append Only (افزودن بدون تغییر رکوردهای قبلی)

در فیلدهای Long Text (Memo)، این گزینه باعث می‌شود که متن‌های جدید به داده‌های قبلی اضافه شوند، بدون این‌که مقدار قبلی حذف شود.

۲۹. Smart Tags (برچسب‌های هوشمند)

این ویژگی به شما امکان می‌دهد داده‌های خاصی را به نرم‌افزارهای دیگر مانند Outlook و Excel متصل کنید.

۳۰. Unicode Compression (فشرده‌سازی یونیکد)

برای کاهش فضای ذخیره‌سازی در فیلدهای متنی استفاده می‌شود.

آشنایی با قسمت Properties جدول در مایکروسافت اکسس: بررسی تمامی گزینه‌ها با مثال‌های کاربردی

مقدمه:

در مایکروسافت اکسس، قسمت Properties (ویژگی‌ها) جدول، ابزاری اساسی برای مدیریت و تنظیم داده‌ها است. این ویژگی‌ها به شما این امکان را می‌دهند که نحوه نمایش، ذخیره و رفتار داده‌ها را کنترل کنید. در این مقاله، به بررسی تمامی گزینه‌های Properties جدول در اکسس و کاربرد هر یک از آن‌ها می‌پردازیم و مثال‌هایی برای درک بهتر ارائه می‌دهیم.

ویژگی‌های جدول در اکسس

1. Field Name (نام فیلد)

این گزینه نام هر فیلد (ستون) جدول را تعیین می‌کند. نام‌ها باید توصیفی و قابل فهم باشند.

مثال: اگر فیلدی برای ذخیره نام مشتری دارید، می‌توانید از نام “CustomerName” استفاده کنید.

2. Data Type (نوع داده)

این گزینه نوع داده‌ای که می‌خواهید در فیلد ذخیره کنید را مشخص می‌کند، مانند Text، Number، Date/Time و غیره.

مثال: برای ذخیره تاریخ تولد، نوع داده را به “Date/Time” تغییر دهید.

3. Field Size (اندازه فیلد)

این ویژگی اندازه حداکثر داده‌ای را که می‌توانید در یک فیلد ذخیره کنید، تعیین می‌کند. برای فیلدهای متنی، می‌توانید حداکثر تعداد کاراکترها را مشخص کنید.

مثال: اگر فیلدی برای شماره تلفن دارید، می‌توانید اندازه آن را به 15 کاراکتر محدود کنید.

4. Default Value (مقدار پیش‌فرض)

این گزینه به شما اجازه می‌دهد تا یک مقدار پیش‌فرض برای فیلد تعیین کنید که هنگام ایجاد رکورد جدید به طور خودکار وارد شود.

مثال: برای فیلد “Status” می‌توانید مقدار پیش‌فرض “Active” را تعیین کنید.

5. Validation Rule (قانون اعتبارسنجی)

با این ویژگی می‌توانید قوانینی برای بررسی داده‌های وارد شده در فیلد ایجاد کنید. اگر داده‌ها با قوانین مشخص شده مطابقت نداشته باشند، ارور نمایش داده می‌شود.

مثال: اگر فقط می‌خواهید شماره‌های مثبت را وارد کنید، می‌توانید قانونی به شکل “>0” تعیین کنید.

6. Validation Text (متن اعتبارسنجی)

این گزینه متنی است که در صورت عدم انطباق داده‌ها با قانون اعتبارسنجی نمایش داده می‌شود.

مثال: می‌توانید از متنی مانند “لطفاً یک عدد مثبت وارد کنید” استفاده کنید.

7. Required (ضروری)

با فعال کردن این گزینه، وارد کردن داده برای آن فیلد را اجباری می‌کنید. اگر کاربر سعی کند رکوردی بدون داده در فیلد ضروری ذخیره کند، خطا دریافت خواهد کرد.

مثال: برای فیلد “Email”، می‌توانید این گزینه را فعال کنید.

8. Unique (منحصر به فرد)

این گزینه باعث می‌شود که داده‌های وارد شده در فیلد منحصر به فرد باشند و تکراری نباشند.

مثال: برای فیلد “Social Security Number”، می‌توانید این گزینه را فعال کنید.

9. Indexed (ایندکس شده)

این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا برای افزایش سرعت جستجو، فیلد را ایندکس کنید. می‌توانید آن را به عنوان “Yes (Duplicates OK)” یا “Yes (No Duplicates)” تنظیم کنید.

مثال: برای فیلد “ProductID”، می‌توانید آن را به عنوان “Yes (No Duplicates)” ایندکس کنید.

10. Format (قالب)

این گزینه به شما اجازه می‌دهد تا نحوه نمایش داده‌ها را تنظیم کنید، مانند نمایش تاریخ، شماره و غیره.

مثال: برای فیلد تاریخ، می‌توانید فرمت “dd/mm/yyyy” را انتخاب کنید.

11. Caption (عنوان)

این ویژگی به شما امکان می‌دهد عنوان متفاوتی برای فیلد تعیین کنید که هنگام نمایش فرم‌ها یا گزارش‌ها نشان داده می‌شود.

مثال: برای فیلدی به نام “CustomerName”، می‌توانید عنوان “نام مشتری” را انتخاب کنید.

12. Row Source (منبع ردیف)

این ویژگی برای کنترل داده‌های موجود در فیلدهای Combo Box یا List Box استفاده می‌شود. می‌توانید یک جدول یا کوئری را به عنوان منبع داده تعیین کنید.

مثال: اگر Combo Box مربوط به انتخاب یک مشتری باشد، می‌توانید منبع ردیف را به جدول مشتریان متصل کنید.

13. Control Source (منبع کنترل)

این گزینه مشخص می‌کند که داده‌های یک کنترل (مانند فیلد در فرم) از کدام فیلد در جدول یا کوئری می‌آید.

مثال: در یک فرم، می‌توانید Control Source یک Text Box را به فیلد “CustomerName” مرتبط کنید تا نام مشتری به صورت خودکار نمایش داده شود.

14. Limit To List (محدود به لیست)

با فعال کردن این گزینه، کاربران فقط می‌توانند از مقادیر موجود در لیست انتخاب کنند و نمی‌توانند مقدار جدیدی وارد کنند.

مثال: برای فیلدی که حاوی وضعیت‌های مشخص است (مانند “Active” یا “Inactive”)، می‌توانید این گزینه را فعال کنید.

15. Allow Zero Length (اجازه طول صفر)

این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا فیلدهایی را با طول صفر (مقدار خالی) مجاز کنید. این کار برای فیلدهای متنی می‌تواند مفید باشد.

مثال: اگر فیلد “MiddleName” دارید که ممکن است برخی از کاربران آن را پر نکنند، می‌توانید این گزینه را فعال کنید.

16. Image (تصویر)

در صورتی که فیلدی برای ذخیره تصاویر دارید، می‌توانید فرمت و نوع تصویری که می‌خواهید ذخیره کنید را مشخص کنید.

مثال: برای فیلد “ProfilePicture” می‌توانید نوع داده را به “OLE Object” تغییر دهید تا بتوانید تصویر پروفایل کاربران را ذخیره کنید.

17. Sort Order (ترتیب مرتب‌سازی)

این گزینه به شما امکان می‌دهد ترتیب مرتب‌سازی داده‌ها را در فرم‌ها و گزارش‌ها تنظیم کنید.

مثال: می‌توانید فیلد “LastName” را به عنوان فیلد مرتب‌سازی پیش‌فرض تنظیم کنید تا نام‌های خانوادگی به ترتیب الفبایی نمایش داده شوند.

18. Display Control (کنترل نمایش)

این ویژگی به شما اجازه می‌دهد نوع کنترلی که برای نمایش داده‌ها استفاده می‌شود را تعیین کنید، مانند Text Box، Combo Box یا List Box.

مثال: می‌توانید برای فیلد “Status” از Combo Box به جای Text Box استفاده کنید تا کاربران بتوانند گزینه‌های مشخصی را انتخاب کنند.

19. Hide Field (مخفی کردن فیلد)

با فعال کردن این گزینه، فیلد در فرم‌ها و گزارش‌ها مخفی می‌شود، اما همچنان در جدول موجود است.

مثال: اگر فیلدی برای ذخیره اطلاعات حساس مانند کلمه عبور دارید، می‌توانید آن را مخفی کنید.

20. Record Locks (قفل رکورد)

این گزینه به شما اجازه می‌دهد تا قفل رکوردها را برای جلوگیری از ویرایش همزمان توسط چندین کاربر فعال کنید.

مثال: می‌توانید قفل رکوردها را برای فرم‌هایی که اطلاعات مالی را مدیریت می‌کنند، فعال کنید.

ویژگی‌های (Properties) فیلدهای جدول

در نمای Design View جدول در Microsoft Access، شما می‌توانید ویژگی‌های (Properties) فیلدهای جدول را تنظیم کنید. این ویژگی‌ها به شما این امکان را می‌دهند که نحوه عملکرد و نمایش فیلدها را کنترل کنید. در اینجا توضیحاتی در مورد اصلی‌ترین Properties جدول در نمای Design آورده شده است:

1. Field Name (نام فیلد)

• توضیح: نامی است که به هر فیلد در جدول اختصاص داده می‌شود. این نام باید منحصر به فرد باشد و از حروف، اعداد و زیرخط (_) تشکیل شده باشد.
• مثال: CustomerID, ProductName

2. Data Type (نوع داده)

• توضیح: نوع داده‌ای که فیلد می‌تواند نگه دارد را مشخص می‌کند. این می‌تواند شامل انواع مختلفی مانند متن، عدد، تاریخ و زمان، و غیره باشد.
• انواع داده‌ها:
  • Short Text: متن کوتاه (مثلاً نام یا آدرس)
  • Long Text: متن طولانی (برای توضیحات طولانی‌تر)
  • Number: عدد (برای ذخیره‌سازی مقادیر عددی)
  • Date/Time: تاریخ و زمان
  • Currency: ارز (برای مقادیر پولی)
  • Yes/No: فیلد‌های بله/خیر (به‌عنوان چک باکس نمایش داده می‌شود)
  • AutoNumber: یک شماره خودکار که به‌طور خودکار برای هر رکورد جدید تولید می‌شود
  • Hyperlink: لینک (برای ذخیره لینک‌ها)
  • Attachment: فایل‌های پیوست (تصاویر یا فایل‌ها)

3. Field Properties (خصوصیات فیلد)

این بخش تنظیمات و ویژگی‌های خاص برای فیلد مورد نظر را مشخص می‌کند. برخی از مهم‌ترین خصوصیات شامل:

• Field Size (اندازه فیلد):
  • برای فیلدهایی مانند Short Text یا Number، می‌توانید اندازه فیلد را تعیین کنید (تعداد حروف یا ارقام قابل ذخیره).
  • برای مثال: برای Short Text می‌توانید اندازه حداکثر را تا 255 کاراکتر تعیین کنید.
• Format (قالب):
  • برای تعیین نحوه نمایش داده‌ها استفاده می‌شود. مثلاً می‌توانید قالب تاریخ، ارز یا درصد را تنظیم کنید.
  • برای مثال: اگر فیلد Date/Time باشد، می‌توانید قالب نمایش تاریخ را به “MM/DD/YYYY” تنظیم کنید.
• Input Mask (ماسک ورودی):
  • برای فیلدهای خاص مانند شماره تلفن، کد پستی، یا تاریخ می‌توانید یک Input Mask تنظیم کنید که قالب ورود داده‌ها را محدود می‌کند.
  • به‌عنوان مثال، برای شماره تلفن می‌توانید ماسک 999 000-0000 را استفاده کنید.
• Default Value (مقدار پیش‌فرض):
  • برای تعیین مقداری که به‌طور خودکار در فیلد قرار می‌گیرد هنگامی که رکورد جدید ایجاد می‌شود.
  • به‌عنوان مثال: می‌توانید مقدار پیش‌فرض 0 یا Yes برای فیلدی که نیاز به تایید دارد، تعیین کنید.
• Validation Rule (قانون اعتبارسنجی):
  • برای محدود کردن مقادیر وارد شده به یک فیلد، از Validation Rule استفاده می‌شود.
  • به‌عنوان مثال: برای فیلد Age می‌توانید از قانون >=18 استفاده کنید تا فقط مقادیر بزرگ‌تر یا مساوی 18 وارد شوند.
• Validation Text (متن اعتبارسنجی):
  • این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که یک پیام خطا برای زمانی که قانون اعتبارسنجی نقض می‌شود، نمایش دهید.
  • به‌عنوان مثال: اگر قانون >=18 نقض شود، می‌توانید پیامی مانند “Age must be 18 or older” نمایش دهید.
• Required (الزامی بودن):
  • اگر این گزینه فعال شود، فیلد باید در هنگام وارد کردن داده‌ها مقداردهی شود و نمی‌تواند خالی بماند.
  • این برای فیلدهایی که نمی‌خواهید خالی باشند، مانند Email یا Username، مفید است.
• Allow Zero Length (اجازه طول صفر):
  • این گزینه مشخص می‌کند که آیا فیلد می‌تواند مقدار خالی (طول صفر) داشته باشد یا خیر.
  • به‌عنوان مثال: در فیلد PhoneNumber می‌توانید این گزینه را غیرفعال کنید تا شماره تلفن همیشه وارد شود.
• Indexed (ایندکس شده):
  • برای بهبود سرعت جستجو در فیلدهای خاص از این ویژگی استفاده می‌شود. اگر یک فیلد ایندکس شده باشد، جستجو در آن فیلد سریع‌تر خواهد بود، اما ممکن است عملکرد درج داده‌ها کمی کندتر شود.
  • گزینه‌های مختلفی برای این خصوصیت وجود دارد:
    • No: ایندکس غیرفعال است.
    • Yes (Duplicates OK): ایندکس فعال است و مقادیر تکراری نیز مجاز هستند.
    • Yes (No Duplicates): ایندکس فعال است و مقادیر تکراری مجاز نیستند.

4. Primary Key (کلید اصلی)

• توضیح: این ویژگی به شما اجازه می‌دهد که یک فیلد را به‌عنوان کلید اصلی (Primary Key) جدول تنظیم کنید. این فیلد باید مقادیر منحصر به فرد و غیر خالی (Not Null) داشته باشد.
• چرا استفاده می‌شود؟: برای شناسایی منحصر به فرد هر رکورد در جدول.

5. Foreign Key (کلید خارجی)

• توضیح: این ویژگی معمولاً در جدول‌های مرتبط به‌کار می‌رود. به‌وسیله کلید خارجی، می‌توان ارتباط میان دو جدول را برقرار کرد. این فیلد معمولاً با کلید اصلی یک جدول دیگر تطابق دارد.

6. Sort Order (ترتیب مرتب‌سازی)

• توضیح: شما می‌توانید ترتیب پیش‌فرض نمایش داده‌ها در فیلد را مشخص کنید.
• برای مثال: می‌توانید ترتیب صعودی یا نزولی را برای فیلدی که تاریخ‌ها را ذخیره می‌کند، تنظیم کنید.

نکات تکمیلی و ویژگی‌های Field Properties جدول Access در نمای Design View

در ادامه نکات تکمیلی و ویژگی‌هایی که ممکن است در Field Properties جدول Access در نمای Design View کمتر گفته شده باشند، آورده شده است:

1. Caption (عنوان)

• توضیح: این ویژگی به شما اجازه می‌دهد که عنوان نمایش داده‌شده برای فیلد را تغییر دهید. این عنوان می‌تواند متفاوت از نام فیلد باشد و برای راحتی کاربران در فرم‌ها و گزارش‌ها مفید است.
• مثال: برای فیلد FirstName، می‌توانید عنوان نام را تعیین کنید تا در فرم‌ها و گزارش‌ها نمایش داده شود.

2. Lookup Display Control (کنترل نمایش Lookup)

• توضیح: اگر فیلد Lookup باشد (یعنی از داده‌های دیگری در جدول یا کوئری انتخاب می‌شود)، این ویژگی مشخص می‌کند که چگونه داده‌ها نمایش داده شوند. معمولاً این کنترل‌ها به‌صورت Combo Box یا List Box ظاهر می‌شوند.
• Combo Box: نمایش به‌صورت یک لیست کشویی.
• List Box: نمایش به‌صورت یک لیست باز شده.
• این ویژگی در هنگام طراحی جداول مرتبط با Foreign Key یا جداول کمکی (Lookup Tables) بسیار مفید است.

3. Row Source (منبع سطر)

• توضیح: این ویژگی برای فیلدهایی که به‌صورت Lookup هستند، مشخص می‌کند که داده‌ها از کجا بارگذاری شوند. این منبع می‌تواند از یک جدول، کوئری، یا حتی یک مجموعه داده دستی باشد.
• مثال: اگر بخواهید مقادیر لیست کشویی از یک جدول دیگر بارگذاری شوند، در اینجا باید نام جدول یا کوئری را وارد کنید.

4. List Rows (تعداد ردیف‌ها در لیست)

• توضیح: تعداد ردیف‌هایی که در Combo Box یا List Box باید نمایش داده شوند را مشخص می‌کند.
• مثال: اگر تعداد ردیف‌ها 5 باشد، تنها 5 گزینه اول نمایش داده می‌شود، و باقی در صورت نیاز به صفحه بعدی منتقل می‌شوند.

5. List Width (عرض لیست)

• توضیح: این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که عرض نمایش داده‌شده برای Combo Box یا List Box را تعیین کنید.
• مثال: برای جداول با داده‌های طولانی (مانند توضیحات)، ممکن است نیاز باشد که عرض لیست کشویی بزرگ‌تر تنظیم شود.

6. Bound Column (ستون مرجع)

• توضیح: در فیلد Lookup، Bound Column ستون اصلی است که داده‌های واقعی از آن گرفته می‌شود. این ستون به‌طور معمول داده‌ها را در پایگاه داده ذخیره می‌کند، نه مقادیر نمایش داده‌شده در Combo Box یا List Box.
• مثال: اگر شما مقادیر را از فیلدی در جدول دیگر به‌عنوان لیست کشویی انتخاب می‌کنید، ممکن است بخواهید ستون اول را به‌عنوان Bound Column تنظیم کنید که نشان‌دهنده مقدار کلیدی باشد.

7. Column Count (تعداد ستون‌ها)

• توضیح: این ویژگی در فیلدهایی که داده‌ها را از چندین ستون بارگذاری می‌کنند (در Combo Box یا List Box) مفید است. شما می‌توانید تعداد ستون‌هایی که باید در Combo Box نمایش داده شوند را تعیین کنید.
• مثال: اگر از یک جدول که شامل چندین فیلد است برای لیست کشویی استفاده می‌کنید، می‌توانید تعداد ستون‌ها را تنظیم کنید تا داده‌ها به‌طور هم‌زمان در Combo Box نمایش داده شوند.

8. Column Widths (عرض ستون‌ها)

• توضیح: این ویژگی به شما اجازه می‌دهد که عرض هر ستون را در Combo Box یا List Box به‌طور جداگانه تنظیم کنید.
• مثال: اگر شما دو ستون دارید، یکی برای نام و دیگری برای شماره تلفن، می‌توانید عرض هر ستون را به‌طور جداگانه تنظیم کنید.

9. Allow Multiple Values (اجازه چندین مقدار)

• توضیح: این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که چندین انتخاب را در یک فیلد Lookup ذخیره کنید. این ویژگی به‌ویژه در زمانی که یک فیلد نیاز به انتخاب چندین مقدار دارد، مفید است (برای مثال: انتخاب چندین دسته‌بندی برای یک محصول).
• مثال: در فرم‌های انتخاب دسته‌بندی محصولات، ممکن است شما بخواهید که کاربر بتواند چندین دسته‌بندی را برای یک محصول انتخاب کند.

10. Search While Typing (جستجو هنگام تایپ کردن)

• توضیح: این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که در Combo Box، نتایج جستجو به‌طور زنده و هنگام تایپ کردن کاربر فیلتر شوند.
• مثال: اگر داده‌ها زیاد هستند، این ویژگی کمک می‌کند تا کاربران سریع‌تر به فیلد مورد نظر برسند.

11. Hide Duplicates (پنهان کردن مقادیر تکراری)

• توضیح: این ویژگی برای فیلدهای Lookup کاربرد دارد و می‌تواند تکرار مقادیر مشابه در لیست کشویی را پنهان کند. این ویژگی می‌تواند برای جلوگیری از نمایش مقادیر تکراری در لیست انتخاب، مفید باشد.

12. Enable/Disable (فعال/غیرفعال کردن)

• توضیح: این ویژگی به شما اجازه می‌دهد که فیلد را در فرم‌ها و گزارش‌ها فعال یا غیرفعال کنید.
• مثال: اگر نمی‌خواهید کاربران قادر به وارد کردن داده‌ها در یک فیلد خاص باشند، می‌توانید این ویژگی را غیرفعال کنید.

13. Control Source (منبع کنترل)

• توضیح: این ویژگی به شما اجازه می‌دهد که فیلد Lookup را به یک فیلد دیگر در جدول یا فرم متصل کنید.
• مثال: اگر یک فیلد در فرم دارید که می‌خواهید آن را به یک فیلد در جدول وصل کنید، می‌توانید Control Source را برای پیوند دادن آنها تنظیم کنید.

آموزش کامل استفاده از VLOOKUP Wizard در Microsoft Access به دو روش

در Microsoft Access، VLOOKUP یکی از توابع مفید است که برای جستجوی مقادیر در جداول دیگر استفاده می‌شود. در اینجا، دو روش استفاده از VLOOKUP Wizard را به طور کامل توضیح می‌دهیم و در انتها کد HTML برای ایجاد جدول مربوطه در وردپرس را می‌دهیم تا بتوانید آن را به راحتی کپی کنید.

روش اول: استفاده از VLOOKUP Wizard برای جستجو از یک جدول دیگر

1. ایجاد یا باز کردن جدول:
   • ابتدا یک جدول در Access ایجاد یا باز کنید که می‌خواهید در آن از VLOOKUP استفاده کنید.
   • به جدول مورد نظر بروید و فیلدی که می‌خواهید مقدار آن را با استفاده از VLOOKUP جستجو کنید، انتخاب کنید.
2. **استفاده از VLOOKUP Wizard:
   • برای استفاده از VLOOKUP Wizard، به فیلدی که می‌خواهید داده‌ها را در آن جستجو کنید بروید.
   • در نوار بالای برنامه Access، روی گزینه Lookup Wizard کلیک کنید.
3. انتخاب منبع داده‌ها:
   • در پنجره باز شده، از شما خواسته می‌شود که منبع داده‌ها را انتخاب کنید. شما باید جدول یا کوئری دیگری را که می‌خواهید از آن جستجو کنید، انتخاب کنید.
4. انتخاب فیلد برای جستجو:
   • سپس، از شما خواسته می‌شود که فیلدها را از جدول انتخابی انتخاب کنید که می‌خواهید مقادیر آن‌ها جستجو شوند.
   • پس از انتخاب فیلدهای مناسب، روی Next کلیک کنید.
5. انتخاب فیلدی که قرار است اطلاعات نمایش داده شود:
   • در این مرحله از VLOOKUP Wizard، باید فیلدی را انتخاب کنید که می‌خواهید داده‌های آن نمایش داده شود (این فیلد معمولاً فیلد نتیجه جستجو است).
6. تنظیمات نهایی و تمام کردن:
   • سپس می‌توانید تنظیمات نهایی مانند نوع جستجو (مطلق یا نسبی) را تنظیم کرده و روی Finish کلیک کنید.

روش دوم: استفاده از VLOOKUP Wizard به صورت دستی با فرمول‌ها

1. ایجاد یا باز کردن جدول:
   • ابتدا یک جدول دیگر ایجاد کنید یا از جدول موجود استفاده کنید. این جدول حاوی داده‌هایی است که می‌خواهید از آن برای جستجو استفاده کنید.
2. نوشتن فرمول:
   • در فیلدی که می‌خواهید نتیجه جستجو را دریافت کنید، وارد فرمول VLOOKUP به صورت دستی شوید.
   • فرمول به این صورت خواهد بود:
   =VLOOKUP([Your Lookup Field], [Your Source Table], [Column Index Number], [Match Type])
   • [Your Lookup Field]: فیلدی است که می‌خواهید از آن جستجو کنید.
   • [Your Source Table]: نام جدولی است که می‌خواهید داده‌ها را از آن جستجو کنید.
   • [Column Index Number]: شماره ستونی است که مقدار مورد نظر شما در آن قرار دارد.
   • [Match Type]: می‌تواند “True” برای تطابق نزدیک و یا “False” برای تطابق دقیق باشد.
3. اعمال فرمول:
   • پس از نوشتن فرمول، Enter را فشار دهید تا نتیجه جستجو در فیلد انتخابی نمایش داده شود.

نتیجه:

ویژگی‌های Field Properties در Design View به شما اجازه می‌دهند که کنترل دقیقی بر نحوه نمایش، اعتبارسنجی و ورودی داده‌ها در جدول‌ها و فرم‌های Access داشته باشید. برخی از این ویژگی‌ها برای ایجاد یک تجربه کاربری بهتر و بهینه‌تر در فرم‌ها و گزارش‌ها طراحی شده‌اند.در نمای Design View جدول در Access، شما می‌توانید برای هر فیلد ویژگی‌های مختلفی را تنظیم کنید که کنترل دقیق‌تری بر نحوه ذخیره و نمایش داده‌ها فراهم می‌آورد. این خصوصیات به شما امکان می‌دهند تا داده‌ها را به‌طور کارآمدتر مدیریت کنید و همچنین خطاها و داده‌های نامناسب را از وارد شدن به پایگاه داده جلوگیری نمایید.فهم و استفاده صحیح از قسمت Properties جدول در مایکروسافت اکسس به شما کمک می‌کند تا داده‌های خود را به شکلی منظم و کارآمد مدیریت کنید. با توجه به ویژگی‌های مختلفی که در این مقاله بررسی شد، می‌توانید فرم‌ها و جداول خود را بهینه‌سازی کرده و از قابلیت‌های اکسس بهره‌برداری کنید.

این مقاله می‌تواند به عنوان یک مرجع برای کاربران مبتدی و متوسط اکسس عمل کند و به آن‌ها کمک کند تا با ویژگی‌های مختلف جدول آشنا شوند و از آن‌ها در پروژه‌های خود استفاده کنند.در مایکروسافت اکسس، قسمت Properties جدول شامل گزینه‌های متنوعی است که به شما کمک می‌کند تا رفتار و نمایش داده‌ها را کنترل کنید. در ادامه، به بررسی گزینه‌های دیگر Properties جدول می‌پردازیم:

نتیجه‌گیری:

با استفاده از گزینه‌های Properties جدول در مایکروسافت اکسس، می‌توانید جداول و فرم‌های خود را بهینه کنید و تجربه کاربری بهتری برای کاربران فراهم کنید. درک این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را به شکلی موثر و سازمان‌یافته مدیریت کنید.

این مقاله می‌تواند به عنوان یک راهنمای مفید برای کاربران اکسس باشد تا با قابلیت‌های مختلف Properties آشنا شوند و از آن‌ها در پروژه‌های خود بهره‌برداری کنند.

---

نتیجه‌گیری

مایکروسافت اکسس امکانات گسترده‌ای برای طراحی، اعتبارسنجی و بهینه‌سازی جداول دارد. با درک کامل این گزینه‌ها، می‌توانید پایگاه داده‌ای سریع، امن و کارآمد بسازید که ورود و پردازش داده‌ها را تسهیل کند.

کلمات کلیدی:

آموزش اکسس، تنظیمات جدول در Access، ماسک ورودی، مقدار پیش‌فرض، قوانین اعتبارسنجی

نتیجه‌گیری

گزینه‌های منوی جدول در نمای دیزاین اکسس، به شما این امکان را می‌دهند که ساختار جداول را به‌صورت حرفه‌ای تنظیم کنید. با استفاده از این تنظیمات، می‌توان داده‌ها را بهینه ذخیره کرد و پایگاه داده‌ای قدرتمند و کاربردی ساخت.

کلمات کلیدی:

آموزش طراحی جدول در Access، گزینه‌های نمای دیزاین، ایندکس در اکسس، فیلدهای ترکیبی، مدیریت پایگاه داده

نتیجه‌گیری

مایکروسافت اکسس ابزارهای متعددی برای طراحی و مدیریت جداول ارائه می‌دهد. آشنایی با گزینه‌های نمای دیزاین به کاربران کمک می‌کند پایگاه داده‌ای بهینه و کارآمد ایجاد کنند. با استفاده از این تنظیمات، می‌توان پایگاه داده‌ای حرفه‌ای طراحی کرد که داده‌ها را به‌درستی ذخیره و پردازش کند.

کلمات کلیدی:

آموزش اکسس، نمای دیزاین اکسس، طراحی جدول در Access، کلید اصلی، انواع داده در اکسس