ایجاد، ویرایش، و تعیین نوع داده برای فیلدها در نمای دیتاشیت (Datasheet View) در اکسس

در نمای دیتاشیت (Datasheet View) در مایکروسافت اکسس (Access)، می‌توان فیلدهای جدید ایجاد کرد، مقدار آن‌ها را تعیین کرد و نوع داده هر فیلد را مشخص کرد. در این آموزش، نحوه انجام این کارها را به‌صورت گام‌به‌گام توضیح می‌دهیم.

۱. افزودن فیلد جدید در نمای دیتاشیت

روش ۱: افزودن فیلد از طریق ستون “Click to Add”

۱. یک جدول را در نمای دیتاشیت (Datasheet View) باز کنید.
۲. در انتهای آخرین ستون، روی “Click to Add” کلیک کنید.
3. یک نوع داده برای فیلد جدید انتخاب کنید (متن، عدد، تاریخ و …)
4. نام فیلد را تایپ کنید و Enter بزنید.

روش ۲: افزودن فیلد از طریق منوی “Fields”

۱. جدول را در نمای دیتاشیت باز کنید.
۲. از منوی Table Tools > Fields روی Add & Delete کلیک کنید.
۳. یکی از گزینه‌های موجود را انتخاب کنید (مثلاً Short Text, Number, Date/Time).
۴. نام فیلد را تغییر دهید و مقدار را وارد کنید.

۲. تعیین مقدار برای فیلدها

۱. پس از افزودن فیلد، روی اولین سلول زیر نام فیلد کلیک کنید.
۲. مقدار موردنظر را تایپ کنید.
3. Enter یا Tab بزنید تا مقدار ثبت شود.

نکته: مقدار هر فیلد باید متناسب با نوع داده آن باشد. مثلاً در فیلد تاریخ (Date/Time) فقط مقدارهای مربوط به تاریخ معتبر هستند.

۳. تغییر نوع داده فیلد

روش ۱: تغییر نوع داده از طریق نوار ابزار

۱. جدول را در نمای دیتاشیت باز کنید.
۲. روی نام فیلد کلیک کنید تا انتخاب شود.
۳. از منوی Fields گزینه Data Type را انتخاب کنید.
4. یک نوع داده جدید از لیست انتخاب کنید.

روش ۲: تغییر نوع داده با کلیک راست

۱. روی عنوان فیلد راست کلیک کنید.
۲. گزینه Change Data Type را انتخاب کنید.
3. نوع داده موردنظر را انتخاب کنید.

نکته مهم: اگر مقدارهای وارد شده با نوع داده جدید ناسازگار باشند، داده‌های فیلد ممکن است حذف شوند. قبل از تغییر نوع داده، از اطلاعات خود نسخه پشتیبان (Backup) تهیه کنید.

۴. انواع داده در نمای دیتاشیت

هنگام افزودن یا تغییر فیلدها، می‌توانید از انواع مختلف داده‌ها استفاده کنید:

۵. ویرایش و حذف فیلدها در نمای دیتاشیت

ویرایش نام فیلد

۱. روی عنوان فیلد (Header) دوبار کلیک کنید.
۲. نام جدید را تایپ کرده و Enter بزنید.

حذف یک فیلد

۱. روی عنوان فیلد راست کلیک کنید.
۲. گزینه Delete Field را انتخاب کنید.
3. در پیام هشدار، Yes را بزنید تا فیلد حذف شود.

نکته مهم: حذف فیلد غیرقابل بازگشت است و داده‌های آن نیز پاک خواهند شد.

توضیح گزینه‌های منوی جدول در نمای دیتاشیت (Datasheet View) اکسس

نمای دیتاشیت (Datasheet View) در مایکروسافت اکسس مانند یک صفحه‌گسترده اکسل است که داده‌های جدول را به صورت ردیف و ستون نمایش می‌دهد. این نما برای ورود، ویرایش، فیلتر کردن، مرتب‌سازی و تحلیل داده‌ها بسیار کاربردی است. در این مقاله، تمام گزینه‌های موجود در منوی نمای دیتاشیت را بررسی می‌کنیم.

۱. گروه “Views” (نماها)

این بخش امکان جابه‌جایی بین نمای دیتاشیت (Datasheet View) و نمای طراحی (Design View) را فراهم می‌کند.

• Datasheet View (نمای دیتاشیت): نمایش و ویرایش داده‌ها
• Design View (نمای دیزاین): تنظیم ساختار جدول

۲. گروه “Clipboard” (کلیپ‌بورد)

• Cut (برش): حذف مقدار انتخاب‌شده و انتقال به کلیپ‌بورد
• Copy (کپی): کپی مقدار انتخاب‌شده
• Paste (چسباندن): درج مقدار کپی‌شده
• Format Painter (کپی فرمت): اعمال فرمت یک سلول به سلول‌های دیگر

۳. گروه “Sort & Filter” (مرتب‌سازی و فیلتر کردن)

مرتب‌سازی (Sorting)

• Ascending (صعودی): مرتب‌سازی از کوچک به بزرگ (A-Z یا ۱-۹)
• Descending (نزولی): مرتب‌سازی از بزرگ به کوچک (Z-A یا ۹-۱)

فیلتر کردن (Filtering)

• Selection (انتخابی): نمایش فقط رکوردهایی که مقدار انتخاب‌شده را دارند
• Filter by Form (فیلتر بر اساس فرم): فیلتر پیشرفته با چندین شرط
• Toggle Filter (فعال/غیرفعال کردن فیلتر): اعمال یا حذف فیلترهای فعال

۴. گروه “Records” (رکوردها)

ویرایش داده‌ها

• New (رکورد جدید): افزودن یک رکورد جدید به جدول
• Save (ذخیره رکورد): ذخیره تغییرات در رکورد فعلی
• Delete (حذف رکورد): حذف رکورد انتخاب‌شده
• Refresh (تازه‌سازی): بارگذاری مجدد داده‌ها

پیمایش بین رکوردها

• First (اولین رکورد)
• Previous (رکورد قبلی)
• Next (رکورد بعدی)
• Last (آخرین رکورد)
• Go To (رفتن به رکورد خاص): جستجوی رکورد بر اساس مقدار مشخص

۵. گروه “Table” (جدول)

• Primary Key (کلید اصلی): تنظیم فیلد انتخاب‌شده به عنوان کلید اصلی
• Relationships (ارتباطات): تعریف ارتباط بین جداول مختلف
• Indexes (ایندکس‌ها): نمایش و تنظیم فیلدهای ایندکس‌شده

۶. گروه “Fields” (فیلدها)

• Add & Delete (افزودن/حذف فیلد): امکان افزودن فیلدهای جدید به جدول
• Modify Fields (ویرایش فیلدها): تغییر نوع داده و تنظیمات فیلدها
• Field Properties (ویژگی‌های فیلد): ویرایش ویژگی‌های فیلد انتخابی (مانند مقدار پیش‌فرض، فرمت و اعتبارسنجی)

۷. گروه “Text Formatting” (فرمت‌بندی متن)

• Bold (پررنگ)، Italic (مورب)، Underline (زیرخط‌دار): تغییر استایل متن
• Font & Size (فونت و اندازه متن): تنظیم نوع و اندازه فونت نمایش داده‌ها
• Font Color (رنگ متن): تغییر رنگ نوشته
• Background Color (رنگ پس‌زمینه سلول): تغییر رنگ پس‌زمینه سلول‌ها
• Gridlines (خطوط شبکه‌ای): تنظیم نمایش خطوط بین سلول‌ها

۸. گروه “Totals” (مجموع)

این گزینه برای انجام محاسبات روی داده‌های عددی در یک جدول استفاده می‌شود.

• Sum (جمع) → مجموع مقادیر یک ستون
• Average (میانگین) → میانگین مقدارها
• Count (تعداد رکوردها) → شمارش تعداد رکوردها
• Maximum (بیشترین مقدار) → بزرگ‌ترین مقدار
• Minimum (کمترین مقدار) → کوچک‌ترین مقدار

۹. گروه “Export” (صادرات داده‌ها)

• Excel: خروجی گرفتن از جدول به‌صورت فایل اکسل
• Text File: ذخیره داده‌ها در قالب فایل متنی
• PDF or XPS: ذخیره داده‌ها در قالب PDF
• Email: ارسال داده‌ها از طریق ایمیل

تقریباً تمام گزینه‌های مهم منوی نمای دیتاشیت (Datasheet View) در اکسس توضیح داده شد. اما اگر به دنبال جزئیات بیشتری هستید، می‌توانیم این موارد را هم بررسی کنیم:

گزینه‌های کلیک راست (Right-Click Menu) در نمای دیتاشیت

با کلیک راست روی هر سلول یا فیلد در نمای دیتاشیت، گزینه‌های زیر ظاهر می‌شود:

مدیریت داده‌ها

• Copy (کپی): کپی مقدار سلول انتخاب‌شده
• Cut (برش): حذف مقدار سلول و انتقال به کلیپ‌بورد
• Paste (چسباندن): درج مقدار کپی‌شده در سلول

مرتب‌سازی و فیلتر

• Sort Ascending (مرتب‌سازی صعودی)
• Sort Descending (مرتب‌سازی نزولی)
• Filter by Selection (فیلتر بر اساس مقدار انتخاب‌شده)
• Clear Filter (حذف فیلترها)

مدیریت جدول

• Insert Column (افزودن ستون): اضافه کردن فیلد جدید به جدول
• Delete Column (حذف ستون): حذف فیلد انتخاب‌شده
• Hide Column (مخفی کردن ستون): پنهان کردن یک فیلد از نمایش
• Unhide Columns (نمایش مجدد ستون‌های مخفی‌شده)
• Freeze Column (قفل کردن ستون): ثابت نگه داشتن یک فیلد هنگام اسکرول

میانبرهای کاربردی در نمای دیتاشیت

برای سرعت بخشیدن به کار با دیتاشیت، می‌توان از این کلیدهای میانبر استفاده کرد:

حرکت بین سلول‌ها

• Tab: حرکت به فیلد بعدی
• Shift + Tab: حرکت به فیلد قبلی
• Enter: رفتن به رکورد بعدی
• Arrow Keys (کلیدهای جهت‌نما): حرکت بین سلول‌ها

ویرایش داده‌ها

• Ctrl + C: کپی مقدار سلول
• Ctrl + V: چسباندن مقدار در سلول انتخاب‌شده
• Ctrl + X: برش مقدار سلول
• Ctrl + Z: لغو آخرین تغییرات

مدیریت رکوردها

• Ctrl + “+” → اضافه کردن رکورد جدید
• Ctrl + “-“ → حذف رکورد انتخاب‌شده
• Shift + Space: انتخاب کل ردیف

تنظیمات پیشرفته نمای دیتاشیت

برای تغییر نمایش و چینش داده‌ها در دیتاشیت، می‌توان از تنظیمات پیشرفته استفاده کرد:

۱. تغییر ارتفاع سطرها و عرض ستون‌ها

• Drag & Drop (کشیدن و رها کردن): می‌توان ارتفاع سطرها و عرض ستون‌ها را با کشیدن لبه‌های آن تغییر داد.
• Column Width (عرض ستون): مقدار دقیق را وارد کنید.
• Row Height (ارتفاع ردیف): تنظیم ارتفاع سطرها برای نمایش بهتر داده‌ها.

۲. تغییر رنگ و ظاهر جداول

• Alternate Row Color (رنگ متفاوت برای سطرهای زوج و فرد): افزایش خوانایی جدول
• Gridlines (خطوط شبکه‌ای): نمایش یا مخفی کردن خطوط بین سلول‌ها
• Cell Effects (افکت‌های سلول): تغییر سبک نمایش داده‌ها

مهم‌ترین منوهای اکسس و کاربردهای آن‌ها

در مایکروسافت اکسس (Access)، علاوه بر نمای دیتاشیت (Datasheet View) و نمای دیزاین (Design View)، منوهای دیگری هم وجود دارد که قابلیت‌های بیشتری را برای مدیریت، تجزیه‌وتحلیل، و طراحی پایگاه داده ارائه می‌دهند. در اینجا مهم‌ترین منوهای اکسس و کاربردهای آن‌ها را بررسی می‌کنیم:

۱. منوی “File” (فایل)

این منو شامل گزینه‌های عمومی برای مدیریت فایل‌های پایگاه داده است.

گزینه‌های مهم:

• New (ایجاد پایگاه داده جدید): ساخت یک پایگاه داده جدید
• Open (باز کردن پایگاه داده): باز کردن یک فایل اکسس
• Save As (ذخیره به عنوان): ذخیره پایگاه داده در قالب‌های مختلف
• Compact & Repair Database (فشرده‌سازی و تعمیر پایگاه داده): رفع مشکلات و کاهش حجم فایل اکسس
• Options (تنظیمات اکسس): تغییر تنظیمات کلی برنامه

۲. منوی “Home” (خانه)

این منو ابزارهای اساسی برای مدیریت رکوردها و فیلدها را فراهم می‌کند.

گزینه‌های مهم:

• Clipboard (کلیپ‌بورد): شامل Copy, Cut, Paste
• Text Formatting (فرمت‌بندی متن): تغییر فونت، رنگ، اندازه و استایل متن
• Records (رکوردها): گزینه‌های افزودن، حذف، ذخیره، پیمایش بین رکوردها
• Sort & Filter (مرتب‌سازی و فیلتر): فیلتر و مرتب‌سازی داده‌ها

۳. منوی “Create” (ایجاد)

این منو برای ایجاد جداول، فرم‌ها، گزارش‌ها و کوئری‌ها در پایگاه داده استفاده می‌شود.

گزینه‌های مهم:

• Table (جدول): ایجاد یک جدول جدید
• Query (کوئری): ایجاد کوئری برای جستجو و فیلتر داده‌ها
• Form (فرم): طراحی فرم برای ورود داده
• Report (گزارش): ایجاد گزارش‌های سفارشی از داده‌ها
• Macro (ماکرو): ایجاد دستورات خودکار برای انجام کارهای تکراری

۴. منوی “External Data” (داده‌های خارجی)

این منو برای وارد کردن یا صادر کردن داده‌ها بین اکسس و برنامه‌های دیگر مانند اکسل، SQL Server، و فایل‌های متنی استفاده می‌شود.

گزینه‌های مهم:

• Import & Link (وارد کردن و لینک کردن داده‌ها): دریافت داده از منابع خارجی
• Export (خروجی گرفتن): ذخیره داده‌ها در قالب‌های Excel, PDF, XML
• Collect Data (جمع‌آوری داده‌ها از ایمیل): دریافت داده از طریق ایمیل

۵. منوی “Database Tools” (ابزارهای پایگاه داده)

این منو برای مدیریت، تجزیه‌وتحلیل و بهینه‌سازی پایگاه داده کاربرد دارد.

گزینه‌های مهم:

• Relationships (ارتباطات): مدیریت روابط بین جداول
• Analyze Table (تحلیل جدول): بررسی ساختار و عملکرد جداول
• Compact & Repair (فشرده‌سازی و تعمیر پایگاه داده): کاهش حجم و بهبود عملکرد
• Access Database Password (رمزگذاری روی پایگاه داده): افزودن رمز عبور برای امنیت بیشتر

۶. منوی “Design” (طراحی) – فقط در فرم‌ها و گزارش‌ها

این منو برای ویرایش فرم‌ها و گزارش‌ها استفاده می‌شود.

گزینه‌های مهم:

• Add Controls (افزودن کنترل‌ها): دکمه‌ها، جعبه‌های متنی، فیلدهای کشویی
• Themes (تم‌ها): تغییر ظاهر فرم یا گزارش
• Arrange (چینش عناصر): تنظیم موقعیت اجزای فرم یا گزارش

۷. منوی “Layout” (چیدمان) – فقط در فرم‌ها و گزارش‌ها

این منو برای تنظیم موقعیت و اندازه المان‌های داخل فرم و گزارش استفاده می‌شود.

گزینه‌های مهم:

• Move (جابجایی المان‌ها): تغییر مکان فیلدها و کنترل‌ها
• Resize (تغییر اندازه المان‌ها): تنظیم عرض و ارتفاع فیلدها
• Merge & Split (ادغام و جداسازی سلول‌ها): ترکیب یا تفکیک بخش‌های فرم

۸. منوی “Query Tools” (ابزارهای کوئری)

این منو در هنگام ویرایش کوئری‌ها فعال می‌شود.

گزینه‌های مهم:

• Run (اجرای کوئری): اجرای دستور SQL
• Show Table (نمایش جدول): انتخاب جداول برای کوئری
• Totals (مجموع): انجام محاسبات مانند SUM, AVG, COUNT
• Crosstab (جدول متقاطع): نمایش داده‌ها در قالب جدول محوری

اکسس دارای منوهای متعددی است که هرکدام برای مدیریت، طراحی و تحلیل پایگاه داده استفاده می‌شوند. با تسلط بر این منوها، می‌توانید پایگاه داده‌ای حرفه‌ای و بهینه طراحی کنید.

منوهای مربوط به جدول در نمای دیتاشیت (Datasheet View) در اکسس

مایکروسافت اکسس (Access) هنگام کار با جداول در نمای دیتاشیت، چندین منو و گزینه ارائه می‌دهد که برای مدیریت، ویرایش، مرتب‌سازی، فیلتر کردن، و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها استفاده می‌شوند. در این مقاله، تمام منوهای مربوط به جدول در نمای دیتاشیت (Datasheet View) را بررسی می‌کنیم.

۱. منوی “Table Tools – Fields” (ابزارهای جدول – فیلدها)

این منو هنگامی که یک جدول در نمای دیتاشیت باز است، فعال می‌شود و امکان مدیریت فیلدهای جدول را فراهم می‌کند.

گزینه‌های مهم:

گروه “Add & Delete” (افزودن و حذف فیلدها)

• New Field (افزودن فیلد جدید): ایجاد یک ستون جدید در جدول
• Delete Field (حذف فیلد): حذف یک فیلد از جدول

گروه “Properties” (ویژگی‌های فیلد)

• Data Type (نوع داده): تغییر نوع داده فیلد (متن، عدد، تاریخ و …)
• Field Size (اندازه فیلد): تعیین حداکثر تعداد کاراکترها برای فیلدهای متنی
• Default Value (مقدار پیش‌فرض): مقدار پیش‌فرض برای یک فیلد
• Validation Rule (قانون اعتبارسنجی): تعیین قوانین برای ورود داده‌ها
• Required (اجباری): اجباری کردن ورود مقدار در یک فیلد

گروه “Formatting” (فرمت‌بندی فیلدها)

• Format (فرمت نمایش داده): تغییر نحوه نمایش داده‌ها (مانند تاریخ یا عدد)
• Input Mask (الگوی ورودی): تنظیم قالب خاص برای ورود داده (مثلاً شماره تلفن)

۲. منوی “Table Tools – Table” (ابزارهای جدول – مدیریت جدول)

این منو برای مدیریت ساختار و تنظیمات کلی جدول در نمای دیتاشیت استفاده می‌شود.

گزینه‌های مهم:

گروه “Table” (مدیریت جدول)

• Primary Key (کلید اصلی): تعیین یک فیلد به عنوان کلید اصلی
• Indexes (ایندکس‌ها): بهینه‌سازی عملکرد جستجو و مرتب‌سازی
• Relationships (ارتباطات): تعریف ارتباط بین جداول

گروه “Tools” (ابزارها)

• Analyze Table (تحلیل جدول): بررسی کیفیت داده‌ها و ساختار جدول
• Documenter (مستندسازی): ایجاد گزارش از ساختار و تنظیمات جدول

۳. منوی “Datasheet” (تنظیمات نمای دیتاشیت)

این منو هنگام کار در نمای دیتاشیت فعال شده و امکان سفارشی‌سازی نمایش داده‌ها را فراهم می‌کند.

گزینه‌های مهم:

گروه “Views” (نماها)

• Datasheet View (نمای دیتاشیت): نمایش داده‌های جدول به‌صورت صفحه‌گسترده
• Design View (نمای دیزاین): تغییر ساختار و تنظیمات جدول

گروه “Column” (مدیریت ستون‌ها)

• Hide Columns (مخفی کردن ستون‌ها): عدم نمایش یک فیلد خاص
• Unhide Columns (نمایش مجدد ستون‌های مخفی‌شده): نمایش ستون‌های مخفی‌شده
• Freeze Columns (قفل کردن ستون‌ها): ثابت نگه داشتن یک فیلد هنگام اسکرول

گروه “Sort & Filter” (مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌ها)

• Ascending (مرتب‌سازی صعودی – A-Z یا ۱-۹)
• Descending (مرتب‌سازی نزولی – Z-A یا ۹-۱)
• Filter by Selection (فیلتر بر اساس مقدار انتخاب‌شده)
• Toggle Filter (فعال/غیرفعال کردن فیلتر)

گروه “Records” (مدیریت رکوردها)

• New (افزودن رکورد جدید)
• Delete (حذف رکورد انتخاب‌شده)
• Refresh (تازه‌سازی داده‌ها)

گروه “Totals” (جمع‌بندی داده‌ها)

• Sum (جمع مقادیر یک ستون)
• Average (میانگین مقادیر یک ستون)
• Count (تعداد رکوردها)

منوی کلیک راست در نمای دیتاشیت

با کلیک راست روی یک فیلد یا رکورد در نمای دیتاشیت، یک منوی میانبر با گزینه‌های کاربردی ظاهر می‌شود.

گزینه‌های مهم:

• Sort Ascending / Descending (مرتب‌سازی صعودی/نزولی)
• Filter by Selection (فیلتر بر اساس مقدار انتخاب‌شده)
• Copy / Paste (کپی / چسباندن داده‌ها)
• Insert Column (افزودن ستون جدید)
• Delete Column (حذف ستون انتخاب‌شده)
• Freeze Column (قفل کردن ستون برای اسکرول راحت‌تر)

میانبرهای کیبورد برای کار با جداول در نمای دیتاشیت

برای سرعت بیشتر هنگام کار با جداول در نمای دیتاشیت، می‌توان از این میانبرهای کاربردی استفاده کرد:

حرکت بین سلول‌ها

• Tab: حرکت به فیلد بعدی
• Shift + Tab: حرکت به فیلد قبلی
• Enter: رفتن به رکورد بعدی
• Arrow Keys (کلیدهای جهت‌نما): حرکت بین سلول‌ها

ویرایش داده‌ها

• Ctrl + C: کپی مقدار سلول
• Ctrl + V: چسباندن مقدار در سلول انتخاب‌شده
• Ctrl + X: برش مقدار سلول
• Ctrl + Z: لغو آخرین تغییرات

مدیریت رکوردها

• Ctrl + “+” → اضافه کردن رکورد جدید
• Ctrl + “-“ → حذف رکورد انتخاب‌شده
• Shift + Space: انتخاب کل ردیف

نتیجه‌گیری

مایکروسافت اکسس در نمای دیتاشیت (Datasheet View) ابزارهای متنوعی را برای مدیریت داده‌ها، طراحی جدول، مرتب‌سازی، فیلتر کردن و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات فراهم می‌کند. با تسلط بر این منوها و میانبرهای کاربردی، می‌توان سریع‌تر و کارآمدتر با داده‌ها کار کرد.نمای Datasheet View در اکسس یک ابزار قدرتمند برای مدیریت و تحلیل داده‌ها است. آشنایی با گزینه‌های موجود، میانبرهای صفحه‌کلید و تنظیمات پیشرفته می‌تواند کار با این نرم‌افزار را بسیار راحت‌تر و سریع‌تر کند.نمای Datasheet View در اکسس به کاربران اجازه می‌دهد داده‌ها را مشاهده، ویرایش، مرتب‌سازی، فیلتر و تحلیل کنند. استفاده از این ابزارها، مدیریت پایگاه داده را سریع‌تر و کارآمدتر می‌کند.در نمای دیتاشیت (Datasheet View)، می‌توان فیلدهای جدید اضافه کرد، مقدارهای مختلف تعیین کرد و نوع داده را تنظیم کرد. این روش برای وارد کردن سریع اطلاعات و مدیریت جداول در اکسس بسیار کاربردی است.