در Microsoft Access چندین روش برای ساخت جداول مختلف وجود دارد که به کاربران این امکان را می‌دهد تا بسته به نیاز خود، داده‌ها را به بهترین نحو سازماندهی کنند. در اینجا به انواع روش‌های ساخت جدول در Access پرداخته و مراحل هرکدام را توضیح می‌دهم:

۱. روش اول: ایجاد جدول به صورت دستی (Table Design)

این روش برای ساخت جداول پیچیده با تنظیمات خاص مناسب است. در این روش، شما به صورت دستی فیلدها و نوع داده‌ها را مشخص می‌کنید.

مراحل:

1. باز کردن Microsoft Access و انتخاب Blank Database.
2. انتخاب Table Design از تب Create.
3. در پنجره بازشده، برای هر فیلد نام، نوع داده و توضیحات را وارد کنید.
4. برای تعیین کلید اصلی (Primary Key) بر روی فیلد مورد نظر راست‌کلیک کرده و Primary Key را انتخاب کنید.
5. پس از تکمیل، جدول را ذخیره کرده و نامی برای آن انتخاب کنید.

مزایا:

• مناسب برای جداول پیچیده و سفارشی.
• امکان تنظیم انواع داده‌های مختلف.
• قابلیت تنظیم کلیدهای اصلی و خارجی.

مثال:

نام فیلد	نوع داده	توضیح
CourseID	AutoNumber	شناسه یکتا برای هر درس (کلید اصلی)
CourseName	Short Text	نام درس

۲. روش دوم: ایجاد جدول با استفاده از Datasheet View

در این روش، شما به راحتی می‌توانید داده‌ها را وارد کنید و از محیط مشابه Excel برای مشاهده و ویرایش اطلاعات استفاده کنید.

مراحل:

1. باز کردن Microsoft Access و انتخاب Blank Database.
2. در صفحه اصلی، روی Table View کلیک کنید.
3. فیلدهای جدول را وارد کنید و داده‌ها را مستقیماً در ردیف‌ها وارد نمایید.
4. در صورتی که نیاز به تنظیم نوع داده‌ها داشته باشید، می‌توانید به Design View بروید و تغییرات را اعمال کنید.
5. جدول را ذخیره کرده و نام آن را وارد کنید.

مزایا:

• وارد کردن داده‌ها به صورت ساده و سریع.
• محیط مشابه Excel برای کسانی که با اکسل آشنا هستند.

۳. روش سوم: استفاده از Table Templates

Microsoft Access قالب‌های از پیش ساخته‌شده‌ای برای جداول ارائه می‌دهد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید تا در زمان خود صرفه‌جویی کنید.

مراحل:

1. باز کردن Microsoft Access و انتخاب File و سپس New.
2. در بخش Available Templates، نوع پایگاه داده‌ای که می‌خواهید بسازید را انتخاب کنید (مثلاً “Tasks” یا “Contacts”).
3. Access جدول‌های از پیش طراحی‌شده را به صورت خودکار ایجاد می‌کند.
4. شما می‌توانید جداول را سفارشی کرده و بر اساس نیاز خود تغییر دهید.
5. پس از آن، پایگاه داده خود را ذخیره کرده و نام دلخواه را انتخاب کنید.

مزایا:

• سریع و ساده برای کسانی که نیاز به یک جدول استاندارد دارند.
• قالب‌های از پیش طراحی‌شده شامل روابط بین جداول و فیلدهای تنظیم‌شده.

۴. روش چهارم: استفاده از Import Data

در این روش، می‌توانید داده‌ها را از یک فایل خارجی (مثل Excel یا CSV) وارد Microsoft Access کرده و جدول‌ها را به طور خودکار بسازید.

مراحل:

1. باز کردن Microsoft Access و انتخاب External Data.
2. گزینه Import را انتخاب کرده و فرمت فایل مورد نظر (Excel یا CSV) را انتخاب کنید.
3. فایل را از محل ذخیره‌سازی انتخاب کنید.
4. Access به طور خودکار داده‌ها را به جداول تبدیل می‌کند و شما می‌توانید آن‌ها را ویرایش کنید.
5. پس از وارد کردن داده‌ها، جدول را ذخیره کنید.

مزایا:

• وارد کردن حجم زیادی از داده‌ها به طور خودکار.
• مناسب برای کسانی که داده‌های زیادی از منابع دیگر دارند و نیاز به وارد کردن آن‌ها به Access دارند.

۵. روش پنجم: استفاده از Query Design برای ساخت جدول

در این روش، شما می‌توانید با استفاده از یک کوئری، یک جدول جدید ایجاد کرده و داده‌ها را از سایر جداول ترکیب کنید.

مراحل:

1. باز کردن Microsoft Access و انتخاب Create و سپس Query Design.
2. جداول مورد نظر را اضافه کنید و فیلدهایی که می‌خواهید از آن‌ها استفاده کنید را انتخاب کنید.
3. داده‌ها را از جداول مختلف ترکیب کرده و فیلدهای لازم را در قسمت Design View تنظیم کنید.
4. بعد از اتمام طراحی، به تب Query بروید و از گزینه Make Table برای تبدیل داده‌ها به یک جدول جدید استفاده کنید.
5. جدول جدید را ذخیره کرده و نام آن را وارد کنید.

مزایا:

• ترکیب داده‌ها از چند جدول مختلف به یک جدول جدید.
• استفاده از کوئری‌ها برای ایجاد جداول جدید بر اساس نیاز.

Microsoft Access چندین روش مختلف برای ایجاد جداول دارد که هرکدام بسته به نیاز خاص شما انتخاب می‌شوند. روش‌های دستی برای تنظیم دقیق جداول و ساختار داده‌ها مناسب است، در حالی که روش‌های دیگر مانند وارد کردن داده‌ها یا استفاده از قالب‌ها می‌توانند سرعت کار را افزایش دهند.

نمای دیزاین (Design View)

نمای دیزاین (Design View) یکی از ویژگی‌های مهم در Microsoft Access است که به شما امکان می‌دهد تا جداول، فیلدها و روابط آن‌ها را به‌طور دقیق و با تنظیمات سفارشی ایجاد و ویرایش کنید. در این نمای خاص، شما می‌توانید ویژگی‌های هر فیلد مانند نوع داده، طول فیلد، محدودیت‌ها و دیگر تنظیمات خاص را پیکربندی کنید.

در اینجا مراحل و توضیحاتی درباره نمای Design View آورده شده است:

۱. وارد شدن به نمای دیزاین جدول

برای وارد شدن به نمای Design View و ویرایش ساختار جدول در Access، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. ایجاد یا باز کردن یک جدول موجود:
   • برای ایجاد جدول جدید، روی Create بروید و Table Design را انتخاب کنید.
   • برای ویرایش جدول موجود، جدول را انتخاب کرده و روی آن راست‌کلیک کرده و گزینه Design View را انتخاب کنید.
2. نمای دیزاین باز می‌شود و شما می‌توانید ساختار جدول را ویرایش کنید.

۲. مفاهیم و اجزای نمای دیزاین جدول

در نمای دیزاین جدول، شما با چند بخش اصلی روبه‌رو می‌شوید که عبارتند از:

۱. نام فیلد (Field Name):

این قسمت نشان‌دهنده نام هر فیلد در جدول است. شما می‌توانید نام فیلدها را به دلخواه وارد کنید. این نام‌ها باید معنادار و متناسب با داده‌هایی که در آن فیلد ذخیره می‌شوند، باشند.

۲. نوع داده (Data Type):

در این قسمت، باید نوع داده‌ای که می‌خواهید در هر فیلد ذخیره کنید را مشخص کنید. انواع داده در Access عبارتند از:

• Short Text: برای ذخیره متن کوتاه (مثل اسم یا آدرس).
• Long Text: برای ذخیره متن طولانی‌تر (مثل توضیحات یا یادداشت‌ها).
• Number: برای ذخیره اعداد.
• Date/Time: برای ذخیره تاریخ و زمان.
• Currency: برای ذخیره مقادیر مالی.
• AutoNumber: برای فیلدهایی که باید به‌طور خودکار شماره‌گذاری شوند (مثل شناسه یکتا یا کلید اصلی).
• Yes/No: برای ذخیره مقادیر بله/خیر.

۳. توضیحات (Description):

در این قسمت می‌توانید توضیحاتی درباره هر فیلد وارد کنید که به دیگر کاربران کمک می‌کند تا منظور فیلد را بهتر درک کنند.

۴. اندازه فیلد (Field Size):

این بخش برای تعیین طول یا اندازه فیلد استفاده می‌شود. این گزینه معمولاً برای فیلدهای Short Text استفاده می‌شود تا تعیین کنید که حداکثر طول متن چقدر باشد (مثلاً 50 کاراکتر یا 255 کاراکتر).

۵. کلید اصلی (Primary Key):

این قسمت برای مشخص کردن فیلدی است که باید به عنوان کلید اصلی (Primary Key) در جدول انتخاب شود. فیلدهای کلید اصلی باید مقادیر یکتا و غیر تکراری داشته باشند. برای تنظیم کلید اصلی:

1. روی فیلد مورد نظر کلیک کنید.
2. در نوار ابزار، روی Primary Key کلیک کنید.

۶. شاخص‌ها (Indexes):

در این قسمت می‌توانید برای فیلدها شاخص (Index) ایجاد کنید که به تسریع در جستجو و فیلتر داده‌ها کمک می‌کند. برای ایجاد یک شاخص:

1. روی فیلد مورد نظر کلیک کنید.
2. در نوار ابزار، گزینه Indexed را انتخاب کنید.

۷. مقادیر پیش‌فرض (Default Value):

در این قسمت می‌توانید مقادیر پیش‌فرضی برای فیلدها تعیین کنید. برای مثال، اگر می‌خواهید هر بار که رکورد جدیدی وارد می‌کنید، مقدار پیش‌فرض برای یک فیلد خاص (مثل تاریخ فعلی) به طور خودکار وارد شود، از این قسمت استفاده می‌کنید.

۳. تنظیمات اضافی در نمای دیزاین جدول

۱. محدودیت‌ها و اعتبارسنجی (Validation):

در این قسمت می‌توانید محدودیت‌هایی برای ورودی داده‌ها اعمال کنید. برای مثال، می‌توانید تنظیم کنید که فیلدی فقط اعداد مثبت را قبول کند یا مقدار تاریخ نباید از تاریخ فعلی بیشتر باشد.

۲. روابط (Relationships):

برای ایجاد روابط بین جداول مختلف، باید وارد نمای Relationships شوید (از تب Database Tools). در این بخش، شما می‌توانید جداول مختلف را به هم متصل کنید و روابط یک به یک، یک به چند یا چند به چند را تنظیم کنید.

۴. ذخیره و خروج از نمای دیزاین

1. پس از انجام تغییرات در نمای دیزاین، جدول را ذخیره کنید. برای این کار از نوار ابزار File گزینه Save را انتخاب کنید یا از میانبر Ctrl + S استفاده کنید.
2. برای خروج از نمای دیزاین و مشاهده داده‌ها، از تب View گزینه Datasheet View را انتخاب کنید.

۵. نکات و نکات پیشرفته

• ویرایش فیلدها: اگر نیاز به تغییر نام فیلد یا نوع داده دارید، به راحتی می‌توانید در نمای دیزاین تغییرات لازم را اعمال کنید.
• ایجاد کلیدهای ترکیبی (Composite Keys): اگر لازم است چندین فیلد به طور همزمان به عنوان کلید اصلی استفاده شوند، می‌توانید آن‌ها را انتخاب کرده و کلید ترکیبی ایجاد کنید.
• فرمت‌بندی داده‌ها: برای برخی از انواع داده‌ها مانند تاریخ و زمان، می‌توانید فرمت‌های خاصی را تعریف کنید که به شما کمک می‌کند داده‌ها را به شکل دلخواه نمایش دهید.

نمای Design View ابزار قدرتمندی برای ایجاد و ویرایش جداول در Microsoft Access است. این نمای طراحی امکان تنظیم دقیق فیلدها، نوع داده‌ها، محدودیت‌ها، روابط و سایر ویژگی‌های جداول را فراهم می‌آورد. همچنین، برای ایجاد پایگاه‌داده‌های پیچیده و دقیق، استفاده از این نمای طراحی بسیار ضروری است.

انواع مختلف داده‌ها در Access و کاربردهای آن‌ها

در Microsoft Access انواع مختلفی از داده‌ها وجود دارند که می‌توانند برای فیلدهای جدول استفاده شوند. انتخاب نوع داده مناسب برای هر فیلد در طراحی جدول بسیار مهم است، زیرا هر نوع داده ویژگی‌ها و محدودیت‌های خاص خود را دارد که می‌تواند بر عملکرد و کارایی پایگاه داده تأثیر بگذارد.

در اینجا انواع مختلف داده‌ها در Access و کاربردهای آن‌ها را به‌طور کامل توضیح می‌دهم:

۱. Short Text (متن کوتاه)

• شرح: این نوع داده برای ذخیره اطلاعات متنی کوتاه مانند نام، آدرس، یا هر نوع اطلاعات متنی که طول آن کمتر از 255 کاراکتر باشد، استفاده می‌شود.
• محدودیت‌ها: حداکثر طول این نوع داده 255 کاراکتر است.
• کاربردها:
  • نام‌ها
  • آدرس‌ها
  • توضیحات کوتاه
  • شماره تلفن
• مثال:
  • نام مشتری: “محمد”
  • شماره تلفن: “09123456789”

۲. Long Text (متن طولانی)

• شرح: این نوع داده برای ذخیره اطلاعات متنی طولانی‌تر از 255 کاراکتر استفاده می‌شود. معمولاً برای توضیحات، یادداشت‌ها و سایر اطلاعات طولانی کاربرد دارد.
• محدودیت‌ها: طول این نوع داده می‌تواند تا 65,535 کاراکتر برسد.
• کاربردها:
  • توضیحات
  • یادداشت‌ها
  • توضیحات محصول
• مثال:
  • توضیحات محصول: “این محصول یک گوشی هوشمند است که دارای ویژگی‌های جدیدی مانند دوربین 108 مگاپیکسلی، باتری 5000 میلی‌آمپر و سیستم عامل به‌روز است.”

۳. Number (عدد)

• شرح: این نوع داده برای ذخیره مقادیر عددی استفاده می‌شود که ممکن است برای محاسبات مورد نیاز باشند. می‌توان از آن برای اعداد صحیح یا اعشاری استفاده کرد.
• محدودیت‌ها: می‌تواند مقادیر عددی از نوع‌های مختلف (Integer, Long, Double, etc.) را ذخیره کند.
• کاربردها:
  • مقادیر آماری
  • تعداد اقلام
  • هزینه‌ها
  • سن
• مثال:
  • تعداد دانشجویان: 150
  • قیمت محصول: 199.99

۴. Date/Time (تاریخ/زمان)

• شرح: این نوع داده برای ذخیره تاریخ و زمان استفاده می‌شود. می‌توانید تاریخ و زمان را به‌طور دقیق ذخیره کنید.
• محدودیت‌ها: می‌تواند تاریخی بین 1 ژانویه 100 تا 31 دسامبر 9999 را ذخیره کند.
• کاربردها:
  • تاریخ تولد
  • تاریخ سفارش
  • زمان ثبت‌نام
  • زمان جلسه
• مثال:
  • تاریخ تولد: “1990-05-15”
  • تاریخ سفارش: “2025-04-07 15:30:00”

۵. Currency (ارز)

• شرح: این نوع داده برای ذخیره مقادیر مالی (مانند قیمت‌ها، هزینه‌ها، یا درآمدها) استفاده می‌شود. این نوع داده به‌طور خاص برای استفاده در مقادیر مالی طراحی شده است و دقت بالایی دارد.
• محدودیت‌ها: به دلیل دقت بالا، این نوع داده می‌تواند مقادیر مالی را تا 4 رقم اعشاری ذخیره کند.
• کاربردها:
  • قیمت‌ها
  • دستمزدها
  • درآمدها
  • هزینه‌ها
• مثال:
  • قیمت محصول: 199.99
  • حقوق ماهانه: 5000000

۶. AutoNumber (شماره‌گذاری خودکار)

• شرح: این نوع داده برای فیلدهایی که نیاز به یک شماره یکتا برای هر رکورد دارند استفاده می‌شود. Access به‌طور خودکار یک شماره منحصر به فرد برای هر رکورد ایجاد می‌کند.
• محدودیت‌ها: معمولاً برای کلیدهای اصلی (Primary Key) استفاده می‌شود.
• کاربردها:
  • شناسه کاربر
  • شناسه سفارش
  • شماره پیگیری
• مثال:
  • شناسه مشتری: 1
  • شماره سفارش: 1001

۷. Yes/No (بله/خیر)

• شرح: این نوع داده برای ذخیره مقادیر بله/خیر، درست/غلط یا فعال/غیرفعال استفاده می‌شود. در واقع، این نوع داده فقط دو حالت دارد: بله (True) یا خیر (False).
• محدودیت‌ها: فقط دو مقدار Yes یا No را می‌پذیرد.
• کاربردها:
  • وضعیت عضویت
  • تاییدیه‌ها
  • فعال بودن یا نبودن ویژگی‌ها
• مثال:
  • وضعیت پرداخت: Yes (پرداخت شده)
  • حساب فعال: No (غیرفعال)

۸. Lookup Wizard (ویWizard جستجو)

• شرح: این نوع داده به شما این امکان را می‌دهد که یک فیلد را به‌طور خودکار با داده‌هایی از یک جدول یا لیست دیگر مرتبط کنید. این ویژگی بیشتر برای انتخاب داده‌ها از جداول دیگر استفاده می‌شود.
• محدودیت‌ها: باید جداول و روابط موجود را در طراحی پایگاه داده خود در نظر بگیرید.
• کاربردها:
  • انتخاب مشتری از لیست
  • انتخاب نوع محصول از جدول محصولات
  • انتخاب شهر از فهرست شهرها
• مثال:
  • انتخاب مشتری: “مریم محمدی”
  • انتخاب شهر: “تهران”

نوع داده Lookup Wizard

در Microsoft Access، یکی از ویژگی‌های مفید Lookup Wizard است که به شما این امکان را می‌دهد تا فیلدی ایجاد کنید که داده‌ها را از یک منبع دیگر (مانند یک جدول یا کوئری) انتخاب کند. به‌عبارت دیگر، به جای اینکه کاربر مجبور باشد داده‌ها را به صورت دستی وارد کند، می‌تواند از میان داده‌های موجود انتخاب کند.

چگونگی استفاده از Lookup Wizard

وقتی از Lookup Wizard استفاده می‌کنید، می‌توانید فیلد را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که مقادیر آن از یک جدول یا کوئری خاص بارگذاری شوند. این ویژگی به‌ویژه برای فیلدهایی که فقط باید مقادیری از یک مجموعه خاص داشته باشند، مفید است.

مراحل ایجاد یک فیلد با Lookup Wizard:

1. ایجاد فیلد جدید در Design View:
   • ابتدا وارد Design View جدول شوید.
   • فیلد جدیدی اضافه کنید و نوع داده آن را به Lookup Wizard تغییر دهید.
2. انتخاب منبع داده:
   • پس از انتخاب نوع داده Lookup Wizard، پنجره‌ای برای انتخاب منبع داده به شما نمایش داده می‌شود.
   • شما می‌توانید داده‌ها را از یک جدول یا کوئری دیگر انتخاب کنید یا حتی یک لیست ثابت ایجاد کنید.
3. انتخاب مقادیر برای جستجو:
   • اگر از یک جدول یا کوئری استفاده می‌کنید، می‌توانید انتخاب کنید که کدام ستون‌ها به عنوان داده‌های قابل انتخاب نمایش داده شوند.
   • می‌توانید ستون‌های مختلف را اضافه کرده و مرتب‌سازی کنید.
4. تنظیم ویژگی‌های دیگر:
   • پس از انتخاب داده‌ها، می‌توانید تنظیمات بیشتری مانند عرض ستون‌ها، چگونگی نمایش مقادیر، و نمایش مقادیر به‌صورت شماره یا متن را تنظیم کنید.
5. اضافه کردن فیلد به جدول:
   • پس از پایان تنظیمات، فیلد جدید به جدول شما اضافه می‌شود و کاربر می‌تواند از آن به‌عنوان یک فیلد جستجو استفاده کند.

ویژگی‌های Lookup Wizard

1. Row Source (منبع سطر):
   • این ویژگی تعیین می‌کند که داده‌ها از کجا بیایند. می‌توانید از یک جدول، کوئری یا حتی یک لیست ثابت برای انتخاب داده‌ها استفاده کنید.
   • مثلاً اگر یک جدول به نام Courses دارید که اطلاعات مربوط به دروس دانشگاه را در خود دارد، می‌توانید از آن جدول به‌عنوان منبع برای فیلد درس انتخابی استفاده کنید.
2. Bound Column (ستون مرتبط):
   • این ویژگی تعیین می‌کند که کدام ستون از داده‌ها به فیلد مرتبط باشد. این ستون به‌طور خودکار در فیلد ذخیره می‌شود.
   • مثلاً اگر از یک جدول به نام Courses استفاده می‌کنید که دارای ستون‌های CourseID (شناسه درس) و CourseName (نام درس) است، می‌توانید انتخاب کنید که CourseID به‌عنوان فیلد مرتبط ذخیره شود.
3. Column Count (تعداد ستون‌ها):
   • این ویژگی تعداد ستون‌هایی که در پنجره جستجو برای انتخاب داده‌ها نمایش داده می‌شود را مشخص می‌کند.
   • اگر شما می‌خواهید هم CourseID و هم CourseName را در پنجره جستجو نمایش دهید، باید تعداد ستون‌ها را برابر ۲ قرار دهید.
4. Column Widths (عرض ستون‌ها):
   • با استفاده از این ویژگی می‌توانید عرض هر ستون را به‌طور جداگانه تنظیم کنید.
   • اگر می‌خواهید تنها CourseName در پنجره جستجو نمایش داده شود و CourseID پنهان باشد، می‌توانید عرض ستون CourseID را ۰ قرار دهید.
5. List Rows (سطرهای لیست):
   • این ویژگی تعداد ردیف‌هایی که در پنجره جستجو به‌طور هم‌زمان نمایش داده می‌شوند را تنظیم می‌کند.
   • اگر داده‌های شما زیاد هستند، می‌توانید این مقدار را تنظیم کنید تا لیست جستجو قابل‌پیمایش باشد.

مثال عملی: انتخاب درس در سیستم ثبت‌نام دانشگاه

فرض کنید در جدول CourseRegistration نیاز به فیلدی داریم که نام درس را از بین دروس موجود در Courses انتخاب کند.

1. ایجاد فیلد جدید در جدول CourseRegistration به نام CourseSelection.
2. در Design View، نوع داده فیلد را به Lookup Wizard تغییر دهید.
3. منبع داده را جدول Courses انتخاب کنید.
4. در پنجره بعدی، ستون‌هایی که می‌خواهید نمایش داده شوند را انتخاب کنید. مثلاً می‌توانید CourseID و CourseName را انتخاب کنید.
5. تنظیمات دیگر را انجام دهید، مثلاً عرض ستون‌ها را تنظیم کنید تا فقط CourseName در پنجره جستجو نمایش داده شود.
6. پس از تنظیمات، CourseID به‌عنوان مقدار ذخیره‌شده در فیلد CourseSelection قرار می‌گیرد، در حالی که CourseName برای کاربر نمایش داده می‌شود.

نتیجه نهایی:

با استفاده از Lookup Wizard، کاربر می‌تواند از بین دروس موجود در جدول Courses درس موردنظر خود را انتخاب کند و CourseID به‌طور خودکار در فیلد CourseSelection ذخیره شود. این به شما این امکان را می‌دهد که ارتباطات مناسبی بین جداول مختلف برقرار کنید و از ورود داده‌های اشتباه جلوگیری کنید.

مزایای استفاده از Lookup Wizard:

• کاهش خطای واردکردن داده‌ها: به کاربر این امکان را می‌دهد که فقط از مقادیر موجود در فیلدهای خاص انتخاب کند.
• سهولت در جستجو: به جای اینکه کاربر یک کد یا شناسه را وارد کند، می‌تواند از میان گزینه‌های موجود انتخاب کند.
• افزایش یکپارچگی داده‌ها: جلوگیری از وارد کردن داده‌های اشتباه یا تکراری با استفاده از فیلدهای جستجو.

Lookup Wizard یک ابزار قدرتمند در Microsoft Access است که به شما این امکان را می‌دهد تا فیلدهایی با مقادیر از پیش تعیین‌شده داشته باشید و به کاربر اجازه دهید از میان داده‌های موجود انتخاب کند. این ویژگی به‌ویژه برای ایجاد ارتباطات بین جداول و بهبود تجربه کاربری مفید است.

۹. Attachment (ضمیمه)

• شرح: این نوع داده به شما اجازه می‌دهد که فایل‌های مختلف مانند تصاویر، مستندات یا فایل‌های دیگر را به فیلدهای خود پیوست کنید.
• محدودیت‌ها: می‌توانید فایل‌هایی با فرمت‌های مختلف مانند تصاویر، پی‌دی‌اف، ورد و غیره پیوست کنید.
• کاربردها:
  • پیوست کردن اسناد
  • پیوست کردن تصاویر
  • پیوست کردن گزارش‌ها
• مثال:
  • پیوست کردن عکس پروفایل مشتری
  • پیوست کردن فاکتور خرید

۱۰. Hyperlink (لینک اینترنتی)

• شرح: این نوع داده برای ذخیره آدرس‌های اینترنتی (URL) یا لینک‌های فایل‌های محلی استفاده می‌شود.
• محدودیت‌ها: می‌تواند URLهای وب‌سایت‌ها، آدرس‌های ایمیل یا مسیرهای فایل‌های محلی را ذخیره کند.
• کاربردها:
  • وب‌سایت‌ها
  • ایمیل‌ها
  • مسیرهای فایل‌ها
• مثال:
  • لینک وب‌سایت: “http://www.example.com“
  • آدرس ایمیل: “info@example.com“

انتخاب نوع داده مناسب برای هر فیلد در طراحی پایگاه داده Access بسیار مهم است زیرا باعث بهینه‌سازی عملکرد، حفظ یکپارچگی داده‌ها و تسهیل در جستجو و گزارش‌گیری می‌شود. هر نوع داده ویژگی‌های خاص خود را دارد که باید بسته به نیاز پروژه انتخاب شود.

در اینجا چند نوع داده اضافی در Microsoft Access آورده شده است که ممکن است برای پروژه‌های مختلف مفید باشند:

۱۱. Binary Large Object (BLOB) / OLE Object (شیء OLE)

• شرح: این نوع داده برای ذخیره داده‌های باینری (مثل تصاویر، ویدیوها، فایل‌های صوتی یا دیگر انواع فایل‌ها) استفاده می‌شود. در واقع، می‌توانید هر نوع فایلی را که به فرمت باینری ذخیره می‌شود، در این نوع داده ذخیره کنید.
• محدودیت‌ها: بسته به تنظیمات پایگاه داده و نسخه Access، حجم فایل‌های باینری ممکن است محدودیت‌هایی داشته باشد.
• کاربردها:
  • ذخیره تصاویر
  • ذخیره ویدیوها
  • ذخیره فایل‌های صوتی
• مثال:
  • ذخیره تصویر پروفایل یک کاربر
  • ذخیره فایل PDF

۱۲. Memo (یادداشت)

• شرح: نوع داده‌ای است که برای ذخیره اطلاعات متنی طولانی (شبیه به نوع داده Long Text) در نظر گرفته شده است. این نوع داده معمولاً برای ذخیره یادداشت‌ها، گزارش‌ها، یا هر نوع داده متنی طولانی استفاده می‌شود.
• محدودیت‌ها: مشابه Long Text است و می‌تواند حجم زیادی از داده‌ها را ذخیره کند.
• کاربردها:
  • یادداشت‌های طولانی
  • گزارش‌ها
  • توضیحات و جزئیات اضافی
• مثال:
  • یادداشت‌های مشتری: “این مشتری در طول هفته گذشته چندین مشکل داشت و به خدمات پشتیبانی مراجعه کرد.”

۱۳. GUID (Global Unique Identifier)

• شرح: این نوع داده برای ایجاد شناسه‌های یکتا (در سطح جهانی) به کار می‌رود. این شناسه‌ها معمولاً برای شناسایی منحصر به فرد رکوردها در سیستم‌های توزیع‌شده یا هنگام ایجاد کلیدهای اصلی (Primary Keys) یکتا استفاده می‌شوند.
• محدودیت‌ها: مقدار GUID یک رشته 32 رقمی است که برای ایجاد شناسه‌های یکتا در پایگاه داده‌ها کاربرد دارد.
• کاربردها:
  • استفاده در سیستم‌های توزیع‌شده برای شناسایی یکتای رکوردها
  • به عنوان شناسه اصلی رکوردها در پایگاه‌های داده پیچیده
• مثال:
  • شناسه منحصر به فرد رکورد: “a0eeb8f9-2d21-4b36-b567-8b56b65f6d82”

۱۴. Calculation (محاسبه)

• شرح: این نوع داده برای انجام محاسبات در پایگاه داده Access استفاده می‌شود. می‌توانید از آن برای انجام عملیات ریاضی مانند جمع، تفریق، ضرب و تقسیم و همچنین اعمال توابع مختلف استفاده کنید.
• محدودیت‌ها: این نوع داده معمولاً در فیلدهای محاسباتی استفاده می‌شود که می‌توانند نتایج به‌دست‌آمده از داده‌های دیگر را محاسبه کنند.
• کاربردها:
  • محاسبه مجموع یا میانگین مقادیر
  • انجام محاسبات بر روی تاریخ‌ها
  • ترکیب داده‌ها برای نتایج جدید
• مثال:
  • مجموع فروش محصولات: =[Price]*[Quantity]
  • محاسبه سن از تاریخ تولد: =DateDiff("yyyy", [BirthDate], Date())

۱۵. Data (داده)

• شرح: این نوع داده برای ذخیره داده‌های ساختار یافته مانند فایل‌های XML یا دیگر داده‌های ساختاریافته استفاده می‌شود. Access از این نوع داده برای ذخیره داده‌هایی با ساختار خاص (مثل داده‌های JSON یا XML) استفاده می‌کند.
• محدودیت‌ها: معمولاً به‌عنوان یک نوع داده برای ذخیره داده‌های پیچیده‌تر یا فایل‌های خارجی به کار می‌رود.
• کاربردها:
  • ذخیره داده‌های ساختار یافته
  • ذخیره فایل‌های XML
  • ذخیره داده‌های JSON
• مثال:
  • ذخیره داده‌های پیکربندی در فرمت XML

در نهایت، انتخاب نوع داده مناسب برای فیلدهای جدول در Microsoft Access بسیار اهمیت دارد. هر نوع داده با ویژگی‌های خاص خود می‌تواند به بهینه‌سازی عملکرد پایگاه داده، حفظ یکپارچگی داده‌ها و انجام محاسبات و تجزیه‌وتحلیل‌های پیچیده کمک کند. برای هر پروژه خاص باید نوع داده‌ای انتخاب شود که بیشترین هماهنگی را با نیازهای آن پروژه داشته باشد تا از کارایی بالای پایگاه داده اطمینان حاصل کنید.

ویژگی‌ها یا Properties

در Microsoft Access، هر فیلدی که ایجاد می‌شود ویژگی‌ها یا Properties خاص خود را دارد که بر اساس نوع داده انتخابی آن فیلد تغییر می‌کند. این ویژگی‌ها در نمای Design View قابل مشاهده هستند و به شما امکان تنظیم دقیق‌تری برای هر فیلد را می‌دهند.

۱. Short Text (متن کوتاه)

• Field Size (اندازه فیلد): تعیین‌کننده حداکثر تعداد کاراکترهایی است که در فیلد می‌توان ذخیره کرد. مقدار پیش‌فرض آن 255 است.
• Format (فرمت): برای تنظیم نحوه نمایش داده‌ها به‌کار می‌رود. مثلاً می‌توانید متن را به صورت تمام‌حروف بزرگ یا کوچک نمایش دهید.
• Input Mask (ماسک ورودی): ماسک‌های ورودی به شما این امکان را می‌دهند که فرمت خاصی را برای داده‌ها اعمال کنید. مثلاً برای شماره تلفن می‌توانید فرمت (000) 000-0000 را استفاده کنید.
• Caption (عنوان): برای نمایش نام فیلد در فرم‌ها یا گزارش‌ها استفاده می‌شود.
• Default Value (مقدار پیش‌فرض): مقداری که به‌طور خودکار در فیلد وارد می‌شود، اگر کاربر مقداری وارد نکند.
• Validation Rule (قاعده اعتبارسنجی): می‌توانید قواعد خاصی برای وارد کردن داده‌ها تنظیم کنید. مثلاً اگر بخواهید فقط اعداد وارد شوند، این گزینه را فعال می‌کنید.

۲. Long Text (متن طولانی)

• Field Size (اندازه فیلد): برای Long Text، اندازه فیلد به‌طور خودکار تنظیم می‌شود تا داده‌های طولانی‌تری ذخیره کند، اما به طور پیش‌فرض امکان ذخیره 65,535 کاراکتر را دارد.
• Format (فرمت): مانند Short Text، برای تنظیم نحوه نمایش متنی استفاده می‌شود.
• Input Mask (ماسک ورودی): این گزینه معمولاً برای Long Text استفاده نمی‌شود، زیرا معمولا داده‌های طولانی به صورت آزاد وارد می‌شوند.
• Text Align (چیدمان متن): شما می‌توانید انتخاب کنید که متن در داخل فیلد چطور قرار گیرد (چپ‌چین، راست‌چین، وسط).
• Default Value (مقدار پیش‌فرض): برای تعیین مقدار پیش‌فرض در فیلد استفاده می‌شود.
• Validation Rule (قاعده اعتبارسنجی): همانند Short Text می‌توان برای متن‌های طولانی نیز قواعد خاصی تعیین کرد.

۳. Number (عدد)

• Field Size (اندازه فیلد): بسته به نوع عدد انتخابی، این ویژگی می‌تواند به انواع مختلفی تقسیم شود:
  • Byte: فقط اعداد مثبت از 0 تا 255.
  • Integer: اعداد صحیح مثبت و منفی از -32,768 تا 32,767.
  • Long Integer: اعداد صحیح مثبت و منفی از -2,147,483,648 تا 2,147,483,647.
  • Single: اعداد اعشاری با دقت کمتر (تا 7 رقم).
  • Double: اعداد اعشاری با دقت بالا (تا 15 رقم).
• Format (فرمت): برای تعیین نحوه نمایش عدد استفاده می‌شود. مثلاً می‌توانید فرمت اعداد را به صورت درصد، ارز، یا علمی نمایش دهید.
• Decimal Places (تعداد ارقام اعشاری): تعداد ارقام بعد از ممیز را مشخص می‌کند.
• Default Value (مقدار پیش‌فرض): مقدار پیش‌فرض برای اعداد عددی مشخص می‌شود.
• Validation Rule (قاعده اعتبارسنجی): قاعده‌ای برای محدود کردن اعداد واردشده می‌توانید تعریف کنید، مثلاً “عدد باید بزرگتر از 0 باشد”.

۴. Date/Time (تاریخ/زمان)

• Format (فرمت): این ویژگی برای انتخاب فرمت نمایش تاریخ و زمان استفاده می‌شود. مثلاً می‌توانید تاریخ را به صورت “mm/dd/yyyy” یا “yyyy-mm-dd” نمایش دهید.
• Input Mask (ماسک ورودی): برای تعیین نحوه وارد کردن تاریخ و زمان از کاربر استفاده می‌شود.
• Default Value (مقدار پیش‌فرض): برای تاریخ‌ها می‌توان مقدار پیش‌فرضی تعیین کرد. برای مثال، “Now()” می‌تواند تاریخ و زمان فعلی را به‌طور پیش‌فرض در فیلد وارد کند.
• Validation Rule (قاعده اعتبارسنجی): می‌توان محدودیت‌هایی بر تاریخ‌ها اعمال کرد، مانند اینکه تاریخ باید پس از تاریخ خاصی باشد.
• Date/Time Interval (واحد تاریخ/زمان): این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که انتخاب کنید که آیا فیلد فقط تاریخ، فقط زمان، یا ترکیبی از هر دو را ذخیره کند.

۵. Currency (ارز)

• Format (فرمت): برای نمایش داده‌ها به‌صورت ارز استفاده می‌شود. می‌توانید برای نمایش مقدار به‌صورت پیش‌فرض از علامت ارزی (مثلاً $ یا €) استفاده کنید.
• Decimal Places (تعداد ارقام اعشاری): می‌توانید تعداد اعشار را برای نمایش قیمت‌ها مشخص کنید (مثلاً 2 رقم اعشاری).
• Default Value (مقدار پیش‌فرض): مقدار پیش‌فرض برای این نوع داده معمولاً برای وارد کردن هزینه یا قیمت‌ها است.
• Validation Rule (قاعده اعتبارسنجی): می‌توان محدودیت‌هایی مانند اینکه مقدار وارد شده باید بزرگتر از صفر باشد، اعمال کرد.

۶. AutoNumber (شماره‌گذاری خودکار)

• New Values (مقادیر جدید): این گزینه به شما این امکان را می‌دهد که نوع داده خودکار را برای شماره‌گذاری رکوردها مشخص کنید. می‌توانید از روش‌های مختلف مانند شمارش صعودی یا نزولی استفاده کنید.
• Default Value (مقدار پیش‌فرض): برای فیلد AutoNumber معمولاً این گزینه استفاده نمی‌شود چون این فیلد به‌طور خودکار مقداردهی می‌شود.
• Validation Rule (قاعده اعتبارسنجی): معمولاً برای فیلد AutoNumber استفاده نمی‌شود، چرا که مقدار آن به‌طور خودکار افزایش می‌یابد.

۷. Yes/No (بله/خیر)

• Format (فرمت): شما می‌توانید نحوه نمایش این داده‌ها را تنظیم کنید تا به صورت Yes/No، True/False یا 1/0 نمایش داده شوند.
• Default Value (مقدار پیش‌فرض): می‌توانید مقدار پیش‌فرض برای این نوع داده را مشخص کنید، مانند اینکه پیش‌فرض Yes یا No باشد.
• Validation Rule (قاعده اعتبارسنجی): معمولاً برای فیلد Yes/No نیازی به قاعده اعتبارسنجی ندارید، زیرا داده فقط می‌تواند Yes یا No باشد.

۸. Lookup Wizard (ویWizard جستجو)

• Row Source (منبع سطر): این گزینه برای تعیین منبع داده‌هایی که در فیلد جستجو نمایش داده می‌شود، استفاده می‌شود. می‌توانید از یک جدول یا کوئری استفاده کنید.
• Bound Column (ستون مرتبط): این گزینه تعیین می‌کند که کدام ستون از منبع داده به فیلد فعلی مرتبط است.
• Column Count (تعداد ستون‌ها): تعداد ستون‌هایی که در جعبه انتخاب جستجو نمایش داده می‌شود را تعیین می‌کند.
• Column Widths (عرض ستون‌ها): عرض هر ستون در جعبه جستجو را می‌توانید تنظیم کنید.

۹. Attachment (ضمیمه)

• Display Control (کنترل نمایش): این گزینه به شما امکان می‌دهد که نوع نمایش ضمیمه‌ها (مانند تصویر یا فایل‌های صوتی) را انتخاب کنید.
• Default Value (مقدار پیش‌فرض): برای فیلدهای ضمیمه به‌طور معمول از این ویژگی استفاده نمی‌شود، چون کاربر باید خود فایل را اضافه کند.
• Validation Rule (قاعده اعتبارسنجی): می‌توانید محدودیت‌هایی برای نوع فایل‌های ضمیمه‌شده تعیین کنید.

ویژگی‌های Properties برای هر نوع داده متفاوت است و به شما این امکان را می‌دهد که به‌طور دقیق نحوه ذخیره‌سازی، نمایش و اعتبارسنجی داده‌ها را تنظیم کنید. انتخاب مناسب ویژگی‌های فیلد باعث بهبود عملکرد و کارایی پایگاه داده شما می‌شود.

نکات

در اینجا برخی نکات اضافی که ممکن است مفید باشند و در توضیحات قبلی ذکر نشده‌اند آورده شده است:

۱. Required (الزامی بودن)

• شرح: این ویژگی مشخص می‌کند که آیا فیلد باید همیشه دارای مقدار باشد یا خیر. اگر این گزینه فعال باشد، نمی‌توان رکوردی بدون پر کردن این فیلد وارد کرد.
• کاربرد: برای فیلدهایی که نیاز به اطلاعات ضروری دارند، مانند نام کاربر یا شماره تماس.
• تأثیر بر پایگاه داده: اگر فیلدهایی را به عنوان الزامی تعیین کنید، این فیلدها هیچ‌گاه نمی‌توانند خالی بمانند و کاربر باید برای وارد کردن داده‌ها اقدام کند.

۲. Indexed (ایندکس‌شده)

• شرح: این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که برای یک فیلد ایندکس ایجاد کنید. ایندکس باعث می‌شود جستجو و مرتب‌سازی داده‌ها سریع‌تر انجام شود.
• گزینه‌ها:
  • Yes (No Duplicates): این گزینه ایندکس را ایجاد می‌کند و تکرار داده‌ها را در فیلد نمی‌پذیرد (یعنی داده‌ها باید یکتا باشند).
  • Yes (Duplicates OK): این گزینه ایندکس را ایجاد می‌کند اما اجازه می‌دهد که داده‌های تکراری در فیلد وارد شوند.
  • No: بدون ایندکس، که برای فیلدهایی که جستجو یا مرتب‌سازی زیادی بر روی آن انجام نمی‌شود مناسب است.
• کاربرد: برای فیلدهای کلیدی که در جستجو و مرتب‌سازی داده‌ها زیاد استفاده می‌شوند، مانند شماره شناسنامه یا کد محصول.

۳. Validation Text (متن اعتبارسنجی)

• شرح: این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که پیامی سفارشی برای نمایش به کاربر هنگام وارد کردن داده‌های نامعتبر تنظیم کنید.
• کاربرد: زمانی که یک قاعده اعتبارسنجی اعمال می‌کنید (مانند مقدار عددی مثبت)، می‌توانید یک پیام خطای سفارشی برای راهنمایی کاربر در وارد کردن داده صحیح اضافه کنید.
• مثال: اگر قاعده اعتبارسنجی این باشد که مقدار فیلد باید بزرگتر از 0 باشد، پیام خطا می‌تواند باشد: “لطفاً یک عدد مثبت وارد کنید.”

۴. Caption (عنوان فیلد)

• شرح: این ویژگی به شما امکان می‌دهد که برای هر فیلد یک عنوان قابل فهم و واضح برای نمایش در فرم‌ها و گزارش‌ها تعریف کنید.
• کاربرد: اگر نام فیلد طولانی است یا اصطلاح فنی دارد، می‌توانید یک عنوان ساده و کاربرپسندتر برای آن انتخاب کنید تا در گزارش‌ها و فرم‌ها نمایش داده شود.
• مثال: فیلدی به نام “FirstName” می‌تواند در فرم به‌صورت “نام” نمایش داده شود.

۵. Lookup Wizard (وی Wizard جستجو)

• شرح: اگر در فیلدی داده‌های انتخابی دارید (برای مثال، اگر فیلدی برای انتخاب از میان یک لیست از آیتم‌ها دارید)، می‌توانید از این ویژگی برای ایجاد یک فیلد جستجو استفاده کنید که مقادیر را از یک جدول یا کوئری دیگر بارگذاری کند.
• ویژگی‌های مربوطه:
  • Row Source (منبع سطر): تعیین می‌کند که داده‌های جستجو از کجا بیایند، می‌تواند یک جدول، کوئری یا حتی یک لیست ثابت باشد.
  • Bound Column (ستون مرتبط): تعیین می‌کند که کدام ستون از داده‌ها به فیلد مرتبط باشد.
  • Column Count (تعداد ستون‌ها): تعداد ستون‌هایی که در پنجره جستجو نمایش داده می‌شود.
  • Column Widths (عرض ستون‌ها): اندازه هر ستون نمایش داده‌شده را تنظیم می‌کند.
• کاربرد: این گزینه برای فیلدهایی که باید از بین مقادیر خاصی انتخاب شوند، مانند فیلدهای مربوط به وضعیت یا انتخاب نوع کالا استفاده می‌شود.

۶. Default Value (مقدار پیش‌فرض)

• شرح: ویژگی Default Value برای تنظیم یک مقدار پیش‌فرض برای فیلد است، که در صورتی که کاربر هیچ مقداری وارد نکند، این مقدار به‌طور خودکار در فیلد قرار می‌گیرد.
• کاربرد: مثلاً برای فیلدهای تاریخ می‌توانید از Date() استفاده کنید تا تاریخ فعلی به‌طور خودکار وارد شود.
• مثال: برای فیلد تاریخ شروع یک پروژه می‌توانید مقدار پیش‌فرض را به صورت Date() تنظیم کنید که تاریخ جاری را به‌طور خودکار وارد کند.

۷. Allow Zero Length (اجازه طول صفر)

• شرح: این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که در فیلدی که نوع داده آن Short Text یا Long Text است، اجازه دهید مقدار طول صفر (یعنی یک رشته خالی) وارد شود.
• کاربرد: اگر شما بخواهید فیلدهایی داشته باشید که بتوانند به‌طور قانونی خالی باشند، این ویژگی مفید است.
• مثال: ممکن است بخواهید که فیلد توضیحات در یک جدول فروش خالی بماند و این ویژگی به شما اجازه می‌دهد.

۸. Tracked (پیگیری تغییرات)

• شرح: این ویژگی در Microsoft Access برای پیگیری تغییرات اعمال شده در فیلد استفاده می‌شود.
• کاربرد: زمانی که نیاز به پیگیری تغییرات در رکوردها دارید، از این ویژگی استفاده می‌شود تا بتوانید تغییرات را ثبت و بازبینی کنید.

۹. Sort Order (ترتیب مرتب‌سازی)

• شرح: با استفاده از این ویژگی می‌توانید ترتیب نمایش داده‌ها را تنظیم کنید. برای مثال، می‌توانید مشخص کنید که داده‌ها بر اساس حروف الفبا یا به‌صورت نزولی مرتب شوند.
• کاربرد: زمانی که می‌خواهید داده‌ها در جداول یا فرم‌ها به‌صورت خاصی مرتب شوند (مثلاً بر اساس تاریخ ثبت یا نام خانوادگی)، این ویژگی مفید خواهد بود.

۱۰. Cascading Updates (به‌روزرسانی زنجیره‌ای)

• شرح: این ویژگی در هنگام ایجاد ارتباط بین جداول استفاده می‌شود. وقتی فیلدی به عنوان کلید خارجی به فیلد دیگری ارجاع می‌دهد، اگر مقدار کلید اصلی تغییر کند، این گزینه تضمین می‌کند که مقدار کلید خارجی به‌طور خودکار به‌روزرسانی شود.
• کاربرد: برای حفظ یکپارچگی داده‌ها زمانی که تغییرات در جداول مرتبط اعمال می‌شود، این گزینه کمک‌کننده است.

نتیجه‌گیری

این ویژگی‌ها و نکات اضافی به شما کمک می‌کنند که فیلدهای پایگاه داده خود را به‌طور مؤثرتر و با جزئیات بیشتری تنظیم کنید. آگاهی از نحوه استفاده از این ویژگی‌ها می‌تواند به بهبود کارایی، دقت و مدیریت داده‌ها در Microsoft Access کمک کند.

مثال یک پروژه عملی در مایکروسافت اکسس: سیستم مدیریت فروشگاه

در این پروژه، یک سیستم کامل برای مدیریت یک فروشگاه طراحی می‌کنیم که شامل تمام آبجکت‌های موجود در اکسس (جداول، کوئری‌ها، فرم‌ها، گزارش‌ها و ماکروها) است. هدف ما ایجاد یک پایگاه داده عملی و کارآمد است که تمامی نیازهای مدیریتی یک فروشگاه را پوشش دهد.

1. طراحی جداول

جدول 1: Products

جدول 2: Categories

جدول 3: Customers

جدول 4: Orders

جدول 5: OrderDetails

2. ایجاد روابط بین جداول

برای ایجاد روابط بین جداول، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. به تب “Database Tools” بروید و بر روی “Relationships” کلیک کنید.
2. جداول Products، Categories، Customers، Orders و OrderDetails را به پنجره روابط اضافه کنید.
3. روابط زیر را ایجاد کنید:

Products (CategoryID) به Categories (CategoryID) با رابطه یک به چند.

Orders (CustomerID) به Customers (CustomerID) با رابطه یک به چند.

OrderDetails (OrderID) به Orders (OrderID) با رابطه یک به چند.OrderDetails (ProductID) به Products (ProductID) با رابطه یک به چند.

3. ایجاد کوئری‌ها

کوئری 1: فروش محصولات

این کوئری مجموع فروش هر محصول را نشان می‌دهد.

1. به تب “Create” بروید و “Query Design” را انتخاب کنید.
2. جداول OrderDetails و Products را اضافه کنید.
3. فیلدهای زیر را انتخاب کنید:

Products.ProductName

OrderDetails.Quantity

4. بر روی “Totals” کلیک کنید و مجموع را برای Quantity محاسبه کنید.

کوئری 2: مشتریان و سفارشات

این کوئری نام مشتریان و تعداد سفارشات آن‌ها را نشان می‌دهد.

1. یک کوئری جدید ایجاد کنید و جداول Customers و Orders را اضافه کنید.
2. فیلدهای زیر را انتخاب کنید:

Customers.CustomerName

Orders.OrderID

3. بر روی “Totals” کلیک کنید و مجموع را برای تعداد سفارشات محاسبه کنید.

4. ایجاد فرم‌ها

فرم 1: فرم ورود محصول

برای ورود اطلاعات محصولات جدید:

1. به تب “Create” بروید و “Form Wizard” را انتخاب کنید.
2. جدول Products را انتخاب کرده و فیلدهای مورد نظر را اضافه کنید.
3. فرم را ایجاد کنید و آن را به عنوان “Product Entry Form” ذخیره کنید.

فرم 2: فرم سفارشات

برای ورود اطلاعات سفارشات جدید:

1. یک فرم جدید ایجاد کنید و جدول Orders و OrderDetails را اضافه کنید.
2. فیلدهای مورد نظر را اضافه کرده و فرم را ذخیره کنید.

5. ایجاد گزارش‌ها

گزارش 1: گزارش فروش

برای نمایش مجموع فروش محصولات:

1. به تب “Create” بروید و “Report Wizard” را انتخاب کنید.
2. کوئری “فروش محصولات” را انتخاب کنید.
3. فیلدهای مورد نظر را انتخاب کرده و گزارش را ایجاد کنید.

گزارش 2: گزارش مشتریان

برای نمایش لیست مشتریان و تعداد سفارشات آن‌ها:

1. به تب “Create” بروید و “Report Wizard” را انتخاب کنید.
2. کوئری “مشتریان و سفارشات” را انتخاب کنید.
3. فیلدهای مورد نظر را انتخاب کرده و گزارش را ایجاد کنید.

6. ایجاد ماکروها

ماکرو 1: ماکرو برای پاک کردن فرم ورود محصول

این ماکرو برای پاک کردن فرم پس از ورود اطلاعات جدید استفاده می‌شود.

1. به تب “Create” بروید و “Macro” را انتخاب کنید.
2. دستورات لازم (مثل “Clear”) را اضافه کنید و ماکرو را ذخیره کنید.

ماکرو 2: ماکرو برای گزارش فروش روزانه

این ماکرو برای ایجاد گزارش فروش روزانه به کار می‌رود.

1. به تب “Create” بروید و “Macro” را انتخاب کنید.
2. دستورات لازم برای تولید گزارش روزانه را اضافه کرده و ماکرو را ذخیره کنید.

7. نهایی کردن پروژه به صورت مستقل

گام 1: تبدیل به فرمت ACCDE

1. پایگاه داده را باز کنید.
2. به تب “File” بروید.
3. گزینه “Save & Publish” را انتخاب کنید.
4. بر روی “Create ACCDE” کلیک کنید و فایل را ذخیره کنید.

گام 2: بسته‌بندی برنامه

با استفاده از ابزارهایی مانند Inno Setup یا NSIS، فایل نصب را ایجاد کنید. در این فایل، نسخه ACCDE و تمام فایل‌های مرتبط را قرار دهید تا به کاربران امکان نصب و اجرای برنامه را بدهید.

نتیجه‌گیری

در این پروژه، یک سیستم کامل برای مدیریت یک فروشگاه ایجاد کردیم که شامل طراحی جداول، روابط، کوئری‌ها، فرم‌ها، گزارش‌ها و ماکروها بود. این مثال به شما نشان می‌دهد که چگونه می‌توان از تمام آبجکت‌های مایکروسافت اکسس برای ایجاد یک پایگاه داده عملی و کارآمد استفاده کرد. این پروژه را می‌توانید بر اساس نیازهای خود سفارشی کنید و به عنوان پایه‌ای برای پروژه‌های آینده استفاده کنید.