مقاله: استفاده از گزینه Sort برای ترتیب‌دهی داده‌ها در جدول‌های ورد

در نرم‌افزار Microsoft Word، جداول یکی از ابزارهای کاربردی برای سازمان‌دهی و نمایش داده‌ها هستند. گاهی اوقات نیاز دارید که داده‌های موجود در یک جدول را به ترتیب خاصی سازمان‌دهی کنید، اینجاست که ابزار Sort (مرتب‌سازی) به کمک شما می‌آید. با استفاده از این ابزار، می‌توانید داده‌ها را بر اساس ترتیب دلخواه خود (صعودی یا نزولی) مرتب کنید.

در این مقاله، به بررسی نحوه استفاده از ویژگی Sort در جدول‌های ورد می‌پردازیم و نشان خواهیم داد که چگونه می‌توانید داده‌ها را به راحتی مرتب کنید.

—

 

1. چرا مرتب‌سازی داده‌ها در جدول مهم است؟

مرتب‌سازی داده‌ها در جدول، به شما این امکان را می‌دهد که اطلاعات را به شکلی منطقی و مرتب مشاهده کنید. برای مثال، وقتی یک جدول شامل نام‌ها و تاریخ‌ها باشد، ممکن است بخواهید تاریخ‌ها را به ترتیب صعودی یا نزولی نمایش دهید تا جستجو و تجزیه و تحلیل داده‌ها آسان‌تر شود. این قابلیت به ویژه در اسناد و گزارش‌هایی که شامل اطلاعات گسترده هستند، بسیار کاربردی است.

—

 

2. دسترسی به گزینه Sort در ورد

برای استفاده از ویژگی Sort در جداول ورد، مراحل زیر را دنبال کنید:

 

1. انتخاب جدول:

ابتدا جدول خود را در سند ورد انتخاب کنید.

 

2. انتخاب ستون‌ها یا ردیف‌ها:

شما می‌توانید فقط یک ستون خاص یا تمام جدول را برای مرتب‌سازی انتخاب کنید.

 

3. باز کردن تب Layout:

پس از انتخاب جدول، به تب “Table Tools” بروید و گزینه “Layout” را انتخاب کنید.

 

4. انتخاب گزینه Sort:

در گروه “Data” در تب “Layout”، گزینه “Sort” را مشاهده خواهید کرد. روی آن کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی باز شود.

—

 

3. کادر محاوره‌ای Sort: تنظیمات اصلی

 

پس از کلیک روی گزینه Sort، یک کادر محاوره‌ای با چندین تنظیمات برای مرتب‌سازی داده‌ها باز می‌شود. در این کادر، شما می‌توانید موارد زیر را تنظیم کنید:

الف. انتخاب ستون برای مرتب‌سازی

در بخش “Sort by”، می‌توانید ستونی که می‌خواهید بر اساس آن مرتب‌سازی انجام شود را انتخاب کنید. اگر جدول شما شامل چندین ستون است، این بخش به شما امکان می‌دهد که ستون مورد نظر خود را انتخاب کنید. انتخاب صحیح ستون بسیار مهم است، زیرا مرتب‌سازی بر اساس ستون اشتباه می‌تواند داده‌ها را به صورت غیرمنتظره مرتب کند.

 

ب. انتخاب نوع مرتب‌سازی (Ascending/Descending)

در قسمت “Type”، شما باید نوع مرتب‌سازی را انتخاب کنید:

 

Ascending (صعودی):

در این حالت، داده‌ها از کوچک‌ترین به بزرگ‌ترین مرتب می‌شوند. این گزینه برای داده‌های عددی و حروفی مناسب است.

 

Descending (نزولی):

با انتخاب این گزینه، داده‌ها از بزرگ‌ترین به کوچک‌ترین مرتب می‌شوند. این گزینه نیز برای ترتیب‌دهی اطلاعات عددی و حروفی به کار می‌رود.

 

ج. انتخاب فرمت داده‌ها (Text, Number, Date)

در قسمت “Type”، بسته به نوع داده‌ای که می‌خواهید مرتب کنید، باید گزینه مناسب را انتخاب کنید:

Text:

برای مرتب‌سازی داده‌های متنی از این گزینه استفاده می‌شود.

Number:

برای مرتب‌سازی داده‌های عددی از این گزینه استفاده کنید.

Date:

اگر داده‌های شما شامل تاریخ هستند، این گزینه را انتخاب کنید تا بر اساس تاریخ‌ها مرتب‌سازی انجام شود.

د. انتخاب مرتب‌سازی برای ستون‌های اضافی

اگر جدول شما شامل چندین ستون است و می‌خواهید داده‌ها را بر اساس چندین ستون مرتب کنید، می‌توانید از بخش “Then by” برای انتخاب ستون‌های اضافی استفاده کنید. این بخش به شما این امکان را می‌دهد که ترتیب مرتب‌سازی پیچیده‌تری ایجاد کنید. به عنوان مثال، می‌توانید داده‌ها را ابتدا بر اساس تاریخ و سپس بر اساس نام مرتب کنید.

—

 

4. نکات مهم هنگام استفاده از Sort در جدول‌های ورد

 

الف. مرتب‌سازی داده‌ها فقط در یک ستون

در صورتی که جدول شما فقط یک ستون دارد و نیاز به مرتب‌سازی داده‌ها به تنهایی دارید، تنها کافی است که آن ستون را برای مرتب‌سازی انتخاب کنید و گزینه مرتب‌سازی را اعمال کنید.

 

ب. مرتب‌سازی بر اساس تاریخ و زمان

در صورتی که داده‌های شما شامل تاریخ و زمان هستند، مطمئن شوید که گزینه “Date” را در کادر Sort انتخاب کرده‌اید. این کار به ورد کمک می‌کند تا تاریخ‌ها را به درستی شناسایی کرده و به ترتیب صعودی یا نزولی مرتب کند.

 

ج. مرتب‌سازی بر اساس داده‌های عددی

برای مرتب‌سازی داده‌های عددی، حتماً گزینه “Number” را در بخش Type انتخاب کنید. این انتخاب به ورد این امکان را می‌دهد که اعداد را به درستی به ترتیب صعودی یا نزولی مرتب کند.

 

د. بررسی صحت داده‌ها پس از مرتب‌سازی

پس از اعمال مرتب‌سازی، بهتر است که جدول را بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که داده‌ها به درستی مرتب شده‌اند. این کار از بروز اشتباهات جلوگیری می‌کند.

—

مثال کاربردی مرتب‌سازی (Sort) در جدول ورد

فرض کنید شما یک جدول در Word دارید که اطلاعات دانش‌آموزان و نمرات آن‌ها در آن درج شده است. هدف شما این است که نمرات را از بالا به پایین (صعودی یا نزولی) مرتب کنید.

 

مرحله 1: ایجاد جدول در ورد

 

برای شروع، یک جدول ساده در ورد ایجاد کنید. فرض کنید جدول شما به شکل زیر است:

 

مرحله 2: انتخاب جدول

ابتدا جدول را انتخاب کنید. برای این کار، کافی است روی هر کدام از خانه‌های جدول کلیک کنید.

 

مرحله 3: استفاده از گزینه Sort

1. به تب “Layout” بروید که در بخش “Table Tools” قرار دارد.

2. در گروه “Data”، روی گزینه “Sort” کلیک کنید.

 

مرحله 4: تنظیمات مرتب‌سازی (Sort)

در کادر محاوره‌ای Sort، شما می‌توانید تنظیمات مرتب‌سازی را اعمال کنید:

1. Sort by: از منوی کشویی، ستون “نمره” را برای مرتب‌سازی انتخاب کنید.

2. Type: برای داده‌های عددی، گزینه “Number” را انتخاب کنید.

3. Ascending/Descending: اگر می‌خواهید نمرات به صورت صعودی (از کم به زیاد) مرتب شوند، گزینه Ascending را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید از بزرگ به کوچک (نزولی) مرتب شوند، گزینه Descending را انتخاب کنید.

برای مرتب‌سازی نمرات از کم به زیاد (صعودی)، باید این تنظیمات را انتخاب کنید.

 

مرحله 5: نتیجه مرتب‌سازی

پس از انتخاب تنظیمات، روی OK کلیک کنید. جدول شما به شکل زیر مرتب خواهد شد:

همانطور که مشاهده می‌کنید، نمرات از کم به زیاد به ترتیب صعودی مرتب شده‌اند.

 

مرحله 6: مرتب‌سازی نزولی

اگر می‌خواهید نمرات را به صورت نزولی مرتب کنید (از زیاد به کم)، مجدداً مراحل 1 تا 3 را دنبال کنید و در قسمت “Descending” انتخاب کنید. پس از کلیک روی OK، جدول شما به شکل زیر مرتب می‌شود:

—

 

نتیجه‌گیری

 

این مثال کاربردی نشان داد که چگونه می‌توانید با استفاده از گزینه Sort در ورد، داده‌های موجود در یک جدول را به ترتیب دلخواه (صعودی یا نزولی) مرتب کنید. این ویژگی به ویژه در زمانی که شما با جداول بزرگ و داده‌های متنوع کار می‌کنید، بسیار مفید و کاربردی است.

مرتب‌سازی چند ستونه (Multi-level Sort) در ورد

یکی از ویژگی‌های بسیار مفید در نرم‌افزار Microsoft Word برای کار با جداول، قابلیت مرتب‌سازی چند ستونه است. با استفاده از این قابلیت، شما می‌توانید داده‌های موجود در جدول را به‌طور همزمان بر اساس چندین ستون مختلف مرتب کنید.

در این مقاله، به آموزش نحوه استفاده از مرتب‌سازی چند ستونه در ورد می‌پردازیم و نشان خواهیم داد که چگونه می‌توان داده‌ها را ابتدا بر اساس یک ستون و سپس بر اساس یک ستون دیگر مرتب کرد.

—

 

1. چرا مرتب‌سازی چند ستونه مفید است؟

 

گاهی اوقات، داده‌های شما نیاز دارند که به‌طور همزمان بر اساس بیش از یک ستون مرتب شوند. به عنوان مثال، شما ممکن است بخواهید نام‌ها را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید و سپس بر اساس تاریخ، مرتب‌سازی را انجام دهید. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که داده‌ها را دقیق‌تر و سازمان‌دهی‌شده‌تر نمایش دهید.

—

 

2. نحوه مرتب‌سازی چند ستونه در جدول ورد

گام 1: انتخاب جدول

ابتدا جدول خود را انتخاب کنید. برای انتخاب جدول، کافی است روی یکی از خانه‌های جدول کلیک کنید.

 

گام 2: استفاده از گزینه Sort

1. به تب “Table Tools” بروید و سپس روی “Layout” کلیک کنید.

2. در گروه “Data”، گزینه “Sort” را انتخاب کنید.

 

گام 3: تنظیم مرتب‌سازی چند ستونه

پس از انتخاب گزینه Sort، کادر محاوره‌ای Sort باز خواهد شد. در این کادر، شما می‌توانید به‌طور همزمان داده‌ها را بر اساس چند ستون مختلف مرتب کنید:

1. در بخش “Sort by”، اولین ستونی که می‌خواهید بر اساس آن مرتب‌سازی انجام شود را انتخاب کنید.

2. در بخش “Type”، نوع داده‌های ستون را انتخاب کنید (برای مثال، “Text” برای داده‌های متنی، “Number” برای داده‌های عددی، یا “Date” برای داده‌های تاریخی).

3. در بخش “Ascending/Descending”، نوع مرتب‌سازی (صعودی یا نزولی) را انتخاب کنید.

4. برای اضافه کردن ستون دوم، روی گزینه “Then by” کلیک کنید. سپس ستون دوم را انتخاب کنید که می‌خواهید داده‌ها ابتدا بر اساس آن مرتب‌سازی شود.

5. می‌توانید این روند را برای افزودن ستون‌های بیشتر نیز تکرار کنید.

 

گام 4: اعمال مرتب‌سازی

پس از انتخاب تمامی گزینه‌های مرتب‌سازی، روی OK کلیک کنید تا مرتب‌سازی اعمال شود.

—

 

3. مثال کاربردی مرتب‌سازی چند ستونه

فرض کنید شما جدولی دارید که شامل اطلاعات دانش‌آموزان و نمرات آن‌ها به همراه تاریخ ثبت نمرات است. جدول به شکل زیر است:

 

هدف:

ما می‌خواهیم این جدول را به‌طور همزمان بر اساس دو ستون نمره (صعودی) و سپس تاریخ ثبت (نزولی) مرتب کنیم.

گام 1: انتخاب جدول

جدول را انتخاب کنید.

 

گام 2: تنظیم مرتب‌سازی

1. در کادر Sort، ستون “نمره” را در بخش “Sort by” انتخاب کنید.

2. گزینه “Ascending” را برای مرتب‌سازی صعودی (از کم به زیاد) انتخاب کنید.

3. در بخش “Then by”، ستون “تاریخ ثبت” را انتخاب کنید.

4. گزینه “Descending” را برای مرتب‌سازی نزولی (از جدیدترین به قدیمی‌ترین) انتخاب کنید.

 

گام 3: نتیجه مرتب‌سازی

پس از اعمال این تنظیمات، جدول شما به شکل زیر مرتب خواهد شد:

همانطور که می‌بینید، ابتدا داده‌ها بر اساس نمره به صورت صعودی مرتب شده‌اند و در صورتی که دو دانش‌آموز نمره یکسان دارند، تاریخ ثبت آن‌ها به صورت نزولی مرتب شده است.

—

 

4. نکات مهم در مرتب‌سازی چند ستونه

ترتیب درست انتخاب ستون‌ها: همیشه ابتدا ستونی که اولویت بیشتری دارد را انتخاب کنید و سپس ستون‌های بعدی را اضافه کنید.

نوع داده‌ها: مطمئن شوید که نوع داده‌ها (متن، عدد، تاریخ) به درستی انتخاب شده باشد تا مرتب‌سازی به درستی انجام شود.

تست مرتب‌سازی: پس از اعمال مرتب‌سازی، جدول خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که داده‌ها به درستی مرتب شده‌اند.

—

 

نتیجه‌گیری

استفاده از مرتب‌سازی چند ستونه در ورد، یکی از ابزارهای قدرتمند برای مدیریت داده‌ها در جداول است. با این ویژگی می‌توانید اطلاعات خود را دقیق‌تر و مؤثرتر سازمان‌دهی کنید. به‌ویژه زمانی که نیاز دارید داده‌ها را بر اساس چند معیار مختلف مرتب کنید، این قابلیت به کمک شما می‌آید و به شما این امکان را می‌دهد که داده‌ها را به شکلی دقیق‌تر مرتب و نمایش دهید.

فیلم مرتبسازی اطلاعات در جدول در ورد sort با مثال